特定技能外国人は自社で支援できる?登録支援機関に委託しないメリット・デメリットを解説
「特定技能外国人の支援を自社で行って、コストを削減したい」と考える人は多いのではないでしょうか。登録支援機関をはじめ外部に委託する場合、支援委託費用はもちろん、依頼先の選定や契約、支援時のやり取りなど時間や労力面でもさまざまなコストがかかります。
この記事では、特定技能外国人の自社支援に必要なことを整理し、可能かどうかの判断基準やメリット・デメリットについて解説します。
特定技能外国人の自社支援に必要なこととは
特定技能外国人は、制度に基づく支援環境を整えて受け入れなければなりません。支援は外部に委託することも可能ですが、自社で行う場合にはどのようなことが必要になるでしょうか。詳しく見ていきます。
特定技能雇用契約の締結
まず、特定技能外国人を雇用するためには「特定技能雇用契約」の締結が必要です。
雇用契約書は一般的な雇用契約の内容に加え、日本人労働者との間に報酬や待遇面での差がないこと、在留や一時帰国に関することなど、外国人労働者ならではの内容を記載して作成しなければなりません。
また、契約する特定技能外国人が十分に理解できる書類にするため、英語や外国人の母語などを用いるケースもあります。
特定技能雇用契約の詳細はこちらのページをご覧ください。
支援計画書の作成・遂行
特定技能外国人の支援というと、主に支援計画書の作成・遂行のことを指します。国で定められた「義務的支援」を中心に、特定技能外国人が日本で不安や不満を抱えることなく生活し、就労していくための環境を提供しなければなりません。
特に、労働条件や必要書類、手続きなどを本人が理解できる言語で説明する「事前ガイダンス」と、日本でのルールや法律、生活一般に関する解説を行う「生活オリエンテーション」は、時間も手間もかかる支援内容といえます。
外国人が単独で行うことが難しい手続きや契約に同行するケースもあるため、メインの業務が圧迫されるケースもあります。
支援計画についてはこちらのページで詳しく紹介しています。
特定技能ビザの申請
外国人が特定技能で働くためには、特定技能ビザの取得が必要です。また、技能実習をはじめとした他のビザをすでに持っている場合も、在留資格変更の手続きが必要になります。
特定技能ビザの申請時に必要な書類は多岐にわたります。これらの作成が必要なほか、健康診断などの資料を外国語で作成している場合は和訳書類も求められます。
特定技能ビザの必要書類についてはこちらのページをご覧ください。
各種届出の作成・提出
特定技能外国人の受け入れ後は、支援実施状況や登録事項の更新などのため、定期的な届出の作成と提出が求められます。
特に、支援実施状況に関しては四半期ごと(3ヶ月ごと)に提出しなければならないため、注意が必要です。
各種届出についてはこちらのページで解説しています。
特定技能外国人の自社支援の可否
上記の支援内容を踏まえ、特定技能外国人を自社で支援できるかどうかを判断するにはどのようなポイントを押さえればよいのでしょうか。
ここでは、自社支援が可能なケース・不可能なケースを分けて紹介しますので、参考にしてください。
自社支援が可能なケース
特定技能外国人の自社支援が可能な企業は、下記の条件を整えています。
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これまでに技能実習生や就労ビザの外国人労働者を受け入れている企業においても、社内でこうした条件をクリアすることは難しい可能性があります。
また、特定技能外国人の受け入れを検討している企業の場合、すでに社内の人員が不足しているケースもあるでしょう。そういった場合、自社で支援を行うことは現実的とはいえません。
自社支援が不可能なケース
支援を実施する体制が整っている企業においても、外部に委託しなければ特定技能外国人の受け入れが認められないケースがあります。
支援の委託先として有効な「登録支援機関」は、登録要件として直近2年以内の中長期在留者の受け入れ実績や外国人労働者の相談業務の経験が求められます。
特定技能外国人の自社支援を行う場合、これと同程度の支援業務を適正に実施する環境が整っていることが求められます。そのため、そもそも外国人労働者の受け入れ実績がない場合、ほとんどのケースで支援を自社で行う受入れ機関にはなれないのです。
もちろん、その他の要件を満たせない場合も、支援を委託しなければ特定技能外国人を受け入れることはできません。
特定技能外国人の自社支援でクリアすべき課題
特定技能外国人を自社で支援していく際、課題となりやすいのは「コミュニケーション」「中立性」「書類作成・保管」の3点です。詳しく見ていきましょう。
特定技能外国人との十分な意思疎通
事前ガイダンス・生活オリエンテーション・定期的な面談・外国人から相談を受ける際など、本人が十分に理解できる言語で対応にあたらなければならない場面は多くあります。
語学に堪能な役員・職員が在籍している場合は問題ありませんが、社内の人員でコミュニケーションがうまく取れない場合は通訳を利用するなど、コストがかかる可能性があります。
支援を担当する人材と中立性の確保
特定技能外国人が気軽に相談しやすい環境を整える必要があるため、支援に携わる人材には一定の要件があります。
外国人と企業の間でトラブルが生じた際、支援担当者・支援責任者は中立な立場を取れる役職であることが求められます。そのため、当該外国人に対する指揮命令権を持つ人は選任できません。直属の上司はもちろん、部署が異なる場合も指揮権を持つ人物は不可となるため注意が必要です。
また、登録支援機関における支援担当者・支援責任者の要件については、こちらのページで詳しく解説しています。
支援計画書の作成や届出の提出
特定技能外国人の支援においては、支援計画書の適切な作成はもちろん、その後の支援実施状況についての届出も必要です。都度書類の作成が求められ、提出後は社内で保管することも要件とされます。
書類作成業務が定期的に発生するため、本来の業務を圧迫する可能性もある点に注意しましょう。人員的なコストがかかる作業のため、外注した方が効率がよいケースもあります。
登録支援機関への支援委託を利用しないメリット・デメリット
特定技能外国人の支援を外部に委託するかどうかは、各受入れ機関の状況によるといえます。ここでは支援委託を利用しない場合のメリット・デメリットを整理します。
メリット
特定技能外国人の支援を委託しないメリットは以下の通りです。
委託費用を削減できる
特定技能外国人の支援を委託する場合、当然ながら金銭的コストが発生します。支援委託費用の相場はこちらのページを参考にしてください。
自社で支援を行う場合、こうした費用を削減できることはメリットといえるでしょう。
特定技能外国人を含めた業務改善を行いやすい
自社で特定技能外国人の支援を行っている場合、大規模な業務改善を行う際も柔軟に対応できるでしょう。業務内容の変更や新しい制度などについて、外国人にも速やかに展開し、作業に入ってもらえる可能性があります。
一方、支援を外部に委託している場合、説明して業務を開始するまでに時間を要するケースも考えられるため、業務改善計画について委託先にも事前に相談する必要があるでしょう。
デメリット
続いて、到底技能外国人の支援を委託しない場合のデメリットを見ていきます。
時間や労力がかかる
上述の通り、外国人の支援内容は多岐にわたり、一定以上の時間や労力をかけて取り組む必要があります。特定技能外国人の受け入れを検討している企業にとって、社内のリソースが支援業務に割かれることは大きなデメリットといえるでしょう。
支援に必要な人材の人件費がかかる
自社で支援を行う場合、円滑なコミュニケーションを図って通訳を依頼したり、支援のための専属スタッフを雇い入れたりするケースもあります。それぞれの人件費が結果として高くなりすぎる可能性もあるため、現状社内で十分な支援体制が構築できない場合は外部委託も検討の余地があるかもしれません。
まとめ
特定技能外国人の支援は、自社で行う場合・外部に委託する場合を問わず、一定以上のコストが発生します。ただし、時間・労力・金銭面のバランスを取ることは可能なため、内製化する部分と委託する部分をよく検討するとよいでしょう。
特定技能制度は、人手不足を解消するために設けられた制度です。外国人労働者を雇い入れること自体が目的とならないよう、人手を必要としている現場の状況を十分に考慮して支援方法を決めることが大切です。
さむらい行政書士法人は、特定技能ビザをはじめ外国人労働者関連の許認可申請に強い行政書士法人です。特定技能外国人の自社支援が可能かどうかのご相談や、支援を実施するためのサポートなどを承っております。お困りの際はぜひ無料相談をご利用ください。
この記事の監修者
プロフィール
2009年4月 行政書士個人事務所を開業
2012年8月 個人事務所を行政書士法人化し「さむらい行政書士法人」を設立
専門分野
外国人VISA・在留資格、外国人雇用・経営管理、永住・帰化申請
入管業務を専門とし、年間1000件以上の相談に対応
無料相談
「さむらい行政書士法人」は特定技能ビザなどの入管申請を専門とする行政書士法人です。特定技能ビザ申請のアウトソーシングや、特定技能支援計画の作成支援と支援計画の運用サポートも行っております。
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