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特定技能ビザを申請する流れと費用や必要書類を詳しく解説

「特定技能外国人の雇用を検討中だけど、どのように手続きをするの?」

「特定技能ビザの申請は難しい?」

特定技能ビザの活用を検討している場合、どのように申請するのか気になりますよね。

特定技能ビザの申請の流れは外国人の住居地により異なりますが、一般的には下記のように進めます。

工程によって必要な書類や注意するべきポイントがあるので、流れだけではなく実際にどのようなことを行うのか把握しておくことが大切です。

そこでこの記事では、特定技能ビザの申請の流れや必要書類、注意したい点をまとめて解説していきます。

【この記事を読むと分かること】

・日本国内在留外国人が特定技能ビザを申請する流れ

・海外在留外国人が特定技能ビザを申請する流れ

・特定技能ビザの申請に必要な費用

・特定技能ビザの申請に必要な書類一覧

・特定技能ビザを申請するときの注意点

この記事を最後まで読むと特定技能ビザの申請手順が把握でき、円滑に手続きができるようになるはずです。特定技能外国人の雇用を決めた後に戸惑わないためにも、あらかじめ把握しておきましょう。

※当記事内では、ビザ=在留資格という意味合いで内容を進めていきます。

1.日本国内在留外国人が特定技能ビザを申請する流れ

まずは、現在日本に在留している外国人が特定技能ビザを申請する際の流れをご紹介します。

どのような手順で申請をするのか把握をしていないと、思わぬところで躓く可能性があります。事前に、全体の流れを把握しておきましょう。

1-1.試験に合格または技能実習2号を修了する

特定技能ビザを申請する前提条件として、申請の対象となる外国人は特定分野と日本語に関する知識や経験が必要です。

特定技能外国人を採用するときは、下記のいずれかの条件を満たしていなければなりません。

 

特定技能1号

①日本語試験と技能試験の両方に合格する

・日本語試験:生活や業務に必要な日本語能力があるか試験で確認

・技能試験:専門知識が備わっているか試験で確認

(試験内容は分野により異なる)

②在留資格である技能実習2号を良好に修了している

(技能実習を活用。技能実習2号の実習を計画に従い2年10ヶ月以上修了している)

特定技能2号

特定技能2号の技術試験に合格する

(2022年4月現在、建設、造船・舶用工業の2分野のみが対象)

技術実習2号を良好に修了している外国人は、技術実習と同一分野の仕事の場合のみ採用が可能です。「外食業」と「宿泊業」については技能実習の対象業種ではないので、特定技能の試験に合格をした外国人から採用を検討します。

特定技能ビザの試験内容については、下記の記事を参考にしてみてください。

特定技能ビザ 試験

1-2.特定技能外国人と受け入れ企業が雇用契約を結ぶ

特定技能外国人は、主に下記の方法で募集をします。

 

自社で募集をする場合

自社ホームページに求人を掲載する

国内の大学、専門学校の採用説明会を活用する

過去に技能実習生だった外国人と直接連絡を取る

職業紹介事業者等を通じて募集する場合

ハローワークを通じて特定技能外国人向けの求人を出す

民間の職業紹介事業者を利用して求人を出す

採用が決定したら、特定技能外国人と雇用契約を結びます。雇用契約を締結した際には、企業側は締結日から14日以内に地方出入国在留管理局、または電子システムで特定技能所属機関による特定技能技能雇用契約に係る届出を提出する必要があります。

特定技能外国人の採用は日本人と同等の報酬でなければならない日本人と同等の福利厚生に加入しなければならないなどの条件があります。受け入れ条件を満たしているかどうかは、在留資格の申請時に審査されます。

詳しい受け入れ条件については、下記の記事を参考にしてみてください。

特定技能ビザ 申請条件

 

【特定技能1号の試験合格前に内定を出すことが可能】

特定技能外国人との雇用契約は、特定技能1号の試験合格後に締結することが一般的です。しかし、試験合格前に内定を出すことは禁止されていません。

雇用契約を締結してから特定技能1号の受験をすることも可能ですが、試験に合格しなけれ在留資格の申請ができないため注意してください。

1-3.1号特定技能外国人支援計画を策定

特定技能1号を受け入れる場合は円滑に活動ができるよう、1号特定技能外国人支援計画を提出しなければなりません。特定技能2号の場合は、1号特定技能外国人支援計画は不要です。

支援計画には

支援責任者支援担当者の氏名と役職等

・10 項目の支援の実施内容・方法等

・登録支援機関(委託する場合のみ)

・委託する場合は委託先の住所と氏名

を漏れなく記載します。

省令で定 められた10項目については、下記のような内容となります。

 

項目

概要

①事前ガイダンス

雇用契約締結後(在留資格認定証明書交付申請前または在留資格変更許 可申請前)に労働条件や活動内容、出国手続きなどについて、対面やテレビ電話で説明をする

特定技能外国人が把握できる言語で行う必要があり、メールや文書のみのガイダンスは認められない

②出入国する際の送迎

入国時に空港から勤務地(住居)までの送迎

出国時に勤務地(住居)から空港のの保安検査場までの送迎、同行

③住居確保・生活に必要な契約支援

住居契約時の連帯保証人になる

水道やガス、スマートフォンなどの契約案内・補助を行う

④生活オリエンテーション

円滑に生活ができるように、日本のルールやマナー、公共交通機関の利用方法などを教える

⑤公的手続等への同行

社会保障や納税などの同行、手続きの代行、補助を行う

⑥日本語学習の機会の提供

日本語教室への入学案内や、教材の提供などを行う

⑦相談・苦情への対応

外国人が理解できる言語で相談や苦情に対応する。内容に応じてアドバイスやサポートを実施する

相談や苦情の対応は、平日のうち3日以上、土曜・日曜のうち1日以上の対応が必要

⑧日本人との交流促進

自治体や地域住民との交流やお祭りなどへの参加の補助

⑨転職支援(人員整理等の場合)

受け入れ企業の都合で契約を解除する場合は、転職のサポートをする

求職活動のための有給休暇や必要な行政手続の情報の提供も行う

⑩定期的な面談・行政機関への通報

3ヶ月に1回以上の頻度で面談を実施する

労働基準法違反などが見受けられたら報告をする

1号特定技能外国人支援計画は、次の工程である在留資格の手続きをする際に提出しなければなりません。

1号特定技能外国人支援計画のテンプレートは、こちらよりダウンロードして使用してください。

 

【登録支援機関に一部または全部の業務を委託することが可能】

1号特定技能外国人支援計画を策定しているときに「これだけのサポートを自社で行うことができるのか」と不安になる方もいるかと思います。

1号特定技能外国人支援計画の内容は一部、または全部を登録支援機関に委託することが可能です。登録支援機関は、下記より確認できます。

登録支援機関登録簿

1-4.在留資格変更許可の申請をする

ここまで進んだら、地方出入国在留管理局かオンラインで在留資格変更許可申請をします。申請ができるのは、下記の立場の人に限定されています。特定技能外国人が日本に在留している場合は、本人による申請が原則です。

 

①申請外国人本人

②申請者本人の法定代理人

地方局長に申請等取次者として承認を受けた人

主な必要書類は、下記のとおりです。

 

在留資格変更許可申請書

健康診断個人票

写真(縦4cm×横3cm)1枚(3ヶ月以内に撮影したもの)

申請人のパスポート及び在留カードの提示

身分を証する文書(申請取次者証明書や戸籍謄本など)

技能試験及び日本語試験の合格証明書(有効期限内であること)

分野ごとの必要書類

受入れ機関の概要

特定技能雇用契約書の写し

1号特定技能外国人支援計画

資格外活動許可書を提示(同許可書の交付を受けている場合)

旅券又は在留資格証明書を提示

(旅券又は在留資格証明書を提示することができないときは理由を記載した理由書)

身分を証する文書等の提示(申請取次者が申請を提出する場合)

テンプレートは下記よりダウンロードができます。

在留資格変更許可申請「特定技能」(すでに日本に在留している外国人の方で,特定技能への移行を希望している方)

外国語で資料を作成している場合は、日本語の和訳の添付が必要です。必要書類が多いため、早めに準備をしましょう

1-5.在留資格を変更

在留資格変更が許可をされた場合は、手数料として4,000円を支払います。許可が出ると在留資格が「特定技能1号」「特定技能2号」のいずれかに移行され、在留カードとともに指定書が発行されます。

(指定書の例)

 

【指定内容】

出入国管理及び難民認定法別表第1の2の表の特定技能の項の下欄第1号の規定に基づき、同号に定める活動を行うことのできる本邦の公私の機関及び特定産業分野 を次のとおり指定します。

・本邦の公私の機関 氏名又は名称○○○○株式会社

・住 所 ○○県○○市○○町1-1

・特定産業分野 ○○ 10 (複数の分野を指定する場合)主たる分野:○○、従たる分野:○○ (参考) 従事する業務区分は、○○○○○とする。

出典;出入国在留管理庁「特定技能外国人受入れに関する運用要領」

1-6.就労の開始

すべての手続きが完了すると、特定技能外国人として就労を開始できます。就労が開始すれば終わりではなく、3ヶ月に1度活動状況を出入国在留管理庁に報告します。(報告書類は特定技能1号と2号で異なります)

また、計画内容や雇用条件に変更があった際は、その都度関連書類の提出が必要です。

 

3ヶ月に1回提出が必要

特定技能外国人の受入れ状況に関する届出

支援計画の実施状況に関する届出

特定技能外国人の活動状況に関する届出 (報酬の支払状況や離職者数、行方不明者数など)

随時提出が必要

特定技能雇用契約の変更、終了、新たな契約の締結に関する届出

支援計画の変更に関する届出

登録支援機関との支援委託契約の締結、変更、終了に関する届出

特定技能外国人の受入れ困難時の届出

出入国または労働関係法令に関する不正行為等を知ったときの届出

2.海外在住外国人が特定技能ビザを申請する流れ

続いて、海外に在住している外国人を雇用し特定技能ビザを申請する流れを見てみましょう。

日本に在留している場合と少し異なるので、正しい手順を把握しておきましょう。

2-1.試験に合格または技能実習2号を修了する

1.日本国内在留外国人が特定技能ビザを申請する流れ」と同様に、申請の対象となる外国人は国内外で実施している特定分野と日本語の試験に合格しているか、技能実習2号を良好に修了している必要があります。

技能実習2号の修了後に帰国をしていても、良好な状況であれば特定分野と日本語の試験が免除されます。

2-2.特定技能外国人と受け入れ企業が雇用契約を結ぶ

海外在住の特定技能外国人は、主に下記のように募集をします。

 

自社で募集をする場合

海外に拠点を持つ企業が現地で採用活動をする

自社ホームページに求人を掲載する

国外の大学、専門学校の採用説明会を活用する

過去に技能実習生だった外国人と直接連絡を取る

職業紹介事業者等を 通じて募集する場合

民間の職業紹介事業者を利用して求人を出す

採用が決定したら、特定技能外国人と雇用契約を結びます。 雇用契約を締結した際には、締結日から14日以内に地方出入国在留管理局、または電子システムで特定技能所属機関による特定技能技能雇用契約に係る届出書を提出する必要があります。

特定技能外国人との雇用契約は、企業側が受け入れ条件を満たしている必要があります。

受け入れ条件には

・報酬や福利厚生、その他の待遇について差別扱いをしてはならない

・通常の労働者の所定労働時間と同等でなければならない

などの定めがあります。詳しくは、下記の記事をチェックしてみてください。

特定技能ビザ 申請条件

2-3.特定技能外国人の支援計画を策定

特定技能1号を受け入れる場合、日常生活と社会生活をサポートするために1号特定技能外国人支援計画を提出しなければなりません。

策定時に必要な項目は「1-3.特定技能外国人の支援計画を策定」と同じなので、参考にしてみてください。

2-4.在留資格認定証明書の交付を申請する

ここまで進んだら、地方出入国在留管理局またはオンラインで在留資格認定証明書の交付を申請します。

特定技能外国人が国外にいるので、受け入れ機関の職員などの代理申請が基本です。

 

①申請外国人本人

②外国人を受け入れようとする機関の職員その他の法務省令で定める代理人

③下記のいずれかの申請取次者

・外国人の円滑な受入れを図ることを目的とする公益法人の職員で地方出入国在留管理局長が適当と認めるもの

・地方出入国在留管理局長に届け出た弁護士又は行政書士

・申請人本人の法定代理人

申請には日本での活動に応じた書類が必要ですが、主な必要書類は下記のとおりです。

 

在留資格認定証明書交付申請

健康診断個人票

写真(縦4cm×横3cm)1枚(3ヶ月以内に撮影したもの)

返信用封筒(定形封筒に宛名及び宛先を明記して404円分の切手(簡易書留用)を貼付したもの)1通

身分を証する文書(身分証明書等)の提示

特定技能外国人の在留諸申請に必要な書類(業種により異なる)

技能試験及び日本語試験の合格証明書(有効期限内であること)

受入れ機関の概要

特定技能雇用契約書の写し

1号特定技能外国人支援計画

書式は下記よりダウンロードができます。

在留資格認定証明書交付申請「特定技能」(これから日本に入国される外国人の方)

申請は無料ですが標準処理時間は1ヶ月~3ヶ月となっています。時間を要することを把握しておきましょう。

2-5.在外公館に査証(ビザ)を申請する

在留資格認定証明書を受け取ったら他の必要書類と一緒に在外公館へ提出し、ビザの申請を行います。ビザが発給されたら、3ヶ月以内に日本に入国をします。

2-6.入国をして就労

特定技能外国人が入国をしたら、就労が始まります。ここで注意したいのはあらかじめ日本に滞在していた外国人と異なり、生活基盤が整っていないところです。1号特定技能外国人支援計画に従って

口座開設や各種手続きのサポート

・日本のルールや公共交通機関の使い方を教える

・日常生活のサポート(住民登録・住居の確保)

などを行います。少しでも早く日本の生活に慣れて、仕事に励むことができる体制を整えましょう。また、就労が開始すれば終わりではなく、3ヶ月に1度活動状況を出入国在留管理庁への報告が必要です。

計画内容や雇用条件に変更があった際は、その都度関連書類の提出を行いましょう。

 

3ヶ月に1回提出が必要

特定技能外国人の受入れ状況に関する届出

支援計画の実施状況に関する届出

特定技能外国人の活動状況に関する届出 (報酬の支払状況や離職者数、行方不明者数など)

随時提出が必要

特定技能雇用契約の変更、終了、新たな契約の締結に関する届出

支援計画の変更に関する届出

登録支援機関との支援委託契約の締結、変更、終了に関する届出

特定技能外国人の受入れ困難時の届出

出入国または労働関係法令に関する不正行為等を知ったときの届出

3.特定技能ビザの申請に必要な費用

特定技能ビザの申請ができ特定技能外国人が就労を開始するまでには、どれくらいの費用がかかるのか気になる方もいるかと思います。

必要な費用は手続きや採用方法により大きく異なりますが「日本商工会議所」が発行している「外国人材活躍解説BOOK」では、下記のような例が紹介されています。

 

特定技能1号を採用する際の費用

内容

コスト

採用

人材紹介会社への紹介料

30万~ 60万円/人

海外在留の外国人を採用する際の渡航費

実費

申請手続き費用

弁護士や行政書士に書類作成や手続きを依頼した場合の手数料

10万~ 20万円/件

生活支援

登録支援機関への委託料

月額2万~5万円/人

参考:日本商工会議所「外国人材活躍解説BOOK」

上記の例では、一人当たり42万~85万程度のコストがかかります。この例は登録支援機関や行政書士を活用しているので、申請方法によってはもう少しコストを抑えられるでしょう。

あくまでも一例として、参考にしてみてください。

4.特定技能ビザの申請に必要な申請書類一覧

特定技能ビザの申請に必要な書類をまとめると、下記のようになります。

※あくまでも一例です。状況に応じて必要書類が異なる場合があります。

 

受け入れ機関が作成する書類

特定技能雇用契約に係る届出

特定技能外国人と雇用契約を締結、変更したときに提出

書式ダウンロード

1号特定技能外国人支援計画

特定技能1号を雇用する際に作成

在留資格申請時に提出

書式ダウンロード

 

日本在留外国人が特定技能ビザを申請するときに必要な書類

在留資格変更許可申請書

健康診断個人票

写真(縦4cm×横3cm)1枚(3ヶ月以内に撮影したもの)

申請人のパスポート及び在留カードの提示

身分を証する文書(申請取次者証明書や戸籍謄本など)

技能試験及び日本語試験の合格証明書(有効期限内であること)

分野ごとの必要書類

受入れ機関の概要

特定技能雇用契約書の写し

1号特定技能外国人支援計画

資格外活動許可書を提示(同許可書の交付を受けている場合)

旅券又は在留資格証明書を提示

(旅券又は在留資格証明書を提示することができないときは理由を記載した理由書)

身分を証する文書等の提示(申請取次者が申請を提出する場合)

 

海外在住外国人が特定技能ビザを申請するときに必要な書類

在留資格認定証明書交付申請書

健康診断個人票

写真(縦4cm×横3cm)1枚(3ヶ月以内に撮影したもの)

返信用封筒(定形封筒に宛名及び宛先を明記して404円分の切手(簡易書留用)を貼付したもの)1通

身分を証する文書(身分証明書等)の提示

特定技能外国人の在留諸申請に必要な書類(業種により異なる)

技能試験及び日本語試験の合格証明書(有効期限内であること)

受入れ機関の概要

特定技能雇用契約書の写し

1号特定技能外国人支援計画

5.特定技能ビザを申請するときの注意点

最後に、特定技能ビザを申請するときに、知っておきたい注意点をご紹介します。円滑に申請手続きを進めるためにも、あらかじめ把握しておきましょう。

5-1.申請には時間がかかる

特定ビザの申請には、時間がかかります。採用活動を始めてから実際に就労を開始するまで、どのルートでも3ヶ月~6ヶ月程度かかるケースが多いようです。

とくに、在留資格認定証明書や在留資格変更許可申請は時間を要する可能性があります。特定技能外国人の採用が決定したからといって、すぐに就労できるわけではありません。時間に余裕を持ったスケジュールを検討するようにしましょう。

5-2.雇用契約締結後に事前ガイダンス・健康診断を進める

特定技能外国人と雇用契約を締結したら、健康診断と事前ガイダンスを実施します。健康診断個人票は、在留資格認定証明書や在留資格変更許可の申請時に提出する必要があります。

 

海外に住んでいる場合

申請日より遡り3ヶ月以内に、日本で活用できる健康状態であるか医師の診断を受ける必要がある

日本在留の場合

申請日より遡り1年以内の診断書を提出する

また、事前ガイダンスでは業務の内容や報酬、労働条件など必要な情報を特定技能外国人に分かりやすく伝えます。1時間に満たない場合は事前ガイダンスを適切に実施したとは言えないので、特定技能外国人が理解をできるように時間をかけて行いましょう。

5-3.書類の作成や申請には専門知識を要する

ここまで述べてきたように、特定技能ビザの申請は非常に複雑です。書類作成や申請に時間をかけてしまうと、特定技能外国人の受け入れ体制を整える準備ができなくなってしまいます。

そこで、特定技能ビザの書類作成や申請は、知識と経験が豊富なさむらい行政書士法人にお任せください。さむらい行政書士法人に依頼をするメリットとしては、次の3つが挙げられます。

①「特定技能ビザ&登録支援機関相談センター」を運営する国内トップクラスの実績

さむらい行政書士法人は特定技能ビザの申請や支援に特化した「特定技能ビザ&登録支援機関相談センター」を運営しています。1ヶ月に20~30件もの特定技能ビザ申請業務を行っている事務所は全国でもなかなかありません。トップクラスの実績で、複雑な特定技能ビザ申請をサポートします。

②同業者向けにも業務指導をしている

ビザ申請業務において国内トップクラスの実績があるため、同業者に向けてもノウハウを教えています。

③返金保証制度を設けている

万が一、特定技能ビザの申請が不許可になった場合には、全額返金保証を設けています。料金体系や保証が明確なので、安心してご利用いただけます。

さむらい行政書士法人は、特定技能ビザ申請のエキスパートです。申請でお困りの場合は、お気軽にお問い合わせください。

 

6.まとめ

いかがでしたか?特定技能ビザの申請方法が把握でき、計画的な特定技能外国人の受け入れができるようになったかと思います。

最後に、この記事の内容をまとめてみると

〇日本に在留している外国人が特定技能ビザを申請する際の流れは下記のとおり

1)試験に合格または技能実習2号を良好な状態で修了する

2)特定技能外国人と受け入れ企業が雇用契約を結ぶ

3)1号特定技能外国人支援計画を策定

4)在留資格変更許可の申請をする

5)許可がおりたら在留資格を変更

6)就労の開始

〇海外に在住している外国人を雇用し特定技能ビザを申請する流れは下記のとおり

1)試験に合格または技能実習2号を良好な状態で修了する

2)特定技能外国人と受け入れ企業が雇用契約を結ぶ

3)1号特定技能外国人支援計画を策定

4)在留資格認定証明書の交付を申請する

5)在外公館に査証(ビザ)を申請する

6)入国・就労の開始

〇特定技能ビザの申請ができ特定技能外国人が就労を開始するまでかかるコストは、ケースによって大きく異なる

〇特定技能ビザを申請するときの注意点は次の3つ

1)採用を開始してから就労するまで3ヶ月~6ヶ月ほどかかることが多いので、時間がかかることを前提として考える

2)特定技能外国人と雇用契約を締結したら、健康診断や事前ガイダンスを実施する

3)特定技能ビザの申請は複雑で労力がかかるため、実績のある行政書士に依頼をするのがおすすめ

この記事をもとに、特定技能ビザの申請の流れを把握して円滑に手続きを進められるようになることを願っています。

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「さむらい行政書士法人」は特定技能ビザなどの入管申請を専門とする行政書士法人です。特定技能ビザ申請のアウトソーシングや、特定技能支援計画の作成支援と支援計画の運用サポートも行っております。

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