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特定技能ビザの更新に必要な書類について詳しく解説！注意点や手続きも併せて紹介

特定技能外国人を採用している受入れ機関の中には、外国人が持つ特定技能ビザの更新期限が迫っている企業もあるでしょう。

この記事では、特定技能ビザの更新に必要な書類について紹介するとともに、更新時の注意点や手続き方法について解説します。

特定技能ビザの更新に必要な書類

ここでは、「特定技能1号」と「特定技能2号」それぞれの在留資格における更新に必要な書類ついて解説します。

なお、特定技能1号と2号の詳細については、こちらのページをご覧ください。

「特定技能1号」ビザの場合

在留資格「特定技能1号」の更新期間は、「1年ごと・6ヵ月ごと・4ヵ月ごと」のいずれかであり、最低でも1年に1回は更新しなければなりません。更新を申請してから処理までには2週間～1ヵ月程度かかるため、処理までにかかる時間を逆算した上で更新に必要な書類を準備する必要があります。

ここでは、法人や個人事業主、申請人ごとの更新に必要な書類について見ていきましょう。

【申請人に関する書類】

・提出書類一覧・確認表

・申請する特定技能外国人の名簿※複数人が同時に申請する場合

・在留期間更新許可申請書

・特定技能外国人の報酬に関する説明書

・特定技能雇用計画書の写し

・雇用条件書の写し

・通算在留期間に係る誓約書

・直近1年分の個人住民税の課税証明書及び納税証明書　

※確定申告をしていない場合に必要

・給与所得の源泉徴収票　

※確定申告をしていない場合に必要　課税証明書の内容に対する年度

・税目を源泉所得税及び復興特別所得税、申告所得税及び復興特別所得税、消費税及び地方消費税、相続税、贈与税とする納税証明書　

※確定申告をしている場合に必要

・特定技能所属機関概要書

・登記事項証明書

・役員の住民票の写し（業務執行に関与する役員）

・特定技能所属機関の役員に関する誓約書（業務執行に関与しない役員）※住民票の写しの提出を省略する役員がいる場合に必要

・決算文書の写し（損益決算書及び貸借対照表）※直近2年分

・法人税の確定申告書の控えの写し※直近2年分

・領収書の写しと（直近1年分）、労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書（事業主控え）の写し（領収書に対応する分）　

・雇用保険被保険者資格取得確認通知書（事業主控え）の写し　

※所属機関が労働保険適用事業所でない場合に必要

・「社会保険料納入状況照会回答票」もしくは「健康保険・厚生年金保険料領収証の写し」　※申請月の前々月までの24ヶ月分全て

・税目を源泉所得及び復興特別所得税、法人税、消費税及び地方消費税とする納税証明書

・（地方税）税目を法人住民税とする納税証明書（前年度分）

※市町村発行の納税証明書

・該当分野の協議会の構成員であることの証明書

※参照元：出入国在留管理庁「所属機関（法人）に関する必要書類」

上記のうち条件次第では省略できる書類があります。例えば申請人に関する過去1年以内の在留事情について「在留資格認定証明書交付申請」などで提出済みの場合、「直近1年分の個人住民税の課税証明書及び納税証明書」や「給与所得の源泉徴収票」などは提出しなくてもよいことになっています。

省略できる書類はほかにもあるため、気になる方は「外国人在留総合インフォメーションセンター」にお問い合わせください。

【法人に関する書類】

・特定技能所属機関概要書

・登記事項証明書

・業務執行に関与する役員の住民票の写し

・特定技能所属機関の役員に関する誓約書

※特定技能外国人の受入れに関する業務執行に関与しない役員がいる場合のみ

・労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書(事業主控)の写し及び申告書に対応する領収証書(口座振替結果通知ハガキ)の写し

※労働保険事務組合に事務委託していない場合

・労働保険事務組合が発行した直近2年分の労働保険料等納入通知書の写し及び通知書に対応する領収証書(口座振替結果通知ハガキ)の写し

※労働保険事務組合に事務委託している場合

・社会保険料納入状況回答票または健康保険・厚生年金保険料領収証書の写し

・税務署発行の納税証明書

・法人住民税の市町村発行の納税証明書

・公的義務履行に関する説明書

・介護分野における業務を行わせる事業所の概要書

・協議会の構成員であることの証明書

※介護分野の場合

※参照元：出入国在留管理庁「介護分野／所属機関（法人）に関する必要書類」

【個人事業主に関する書類】

・特定技能所属機関概要書

・個人事業主の住民票の写し

・労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書(事業主控)の写し及び申告書に対応する領収証書(口座振替結果通知ハガキ)の写し

※労働保険事務組合に事務委託していない場合

・労働保険事務組合が発行した直近2年分の労働保険料等納入通知書の写し及び通知書に対応する領収証書(口座振替結果通知ハガキ)の写し

※労働保険事務組合に事務委託している場合

・社会保険料納入状況回答票または健康保険・厚生年金保険料領収証書の写し

※健康保険・厚生年金保険の適用事業所の場合

・個人事業主の国民健康保険被保険者証の写し

・個人事業主の国民健康保険料(税)納付証明書

・個人事業主の国民年金保険料領収証書の写しまたは被保険者記録照会

※上記3項校は健康保険・厚生年金保険の適用事業所でない場合

・個人事業主の税務署発行の納税証明書

・個人事業主の個人住民税の市町村発行の納税証明書

・公的義務履行に関する説明書

・介護分野における業務を行わせる事業所の概要書

・9 協議会の構成員であることの証明書

※介護分野の場合

※参照元：出入国在留管理庁「介護分野／所属機関（個人事業主）に関する必要書類」

法人に関する書類のひとつである「業務執行に関与する役員の住民票の写し」または「個人事業主の住民票の写し」は、マイナンバーの記載がなく、本籍地の記載があるものに限るため注意しましょう。

「特定技能2号」ビザの場合

特定技能2号の更新期間は、「3年ごと・1年ごと・6ヵ月ごと」のいずれかです。特定技能2号の場合、特定技能1号で在留した後、特定技能2号へ移行しない場合に帰国することを誓約する書類である「通算在留期間に係る誓約書」が不要になります。

特定技能ビザを更新する際の注意点

ここでは、特定技能ビザを更新する際の注意点を解説します。

【注意すべきケース①】更新間近に準備を始める

在留資格「特定技能」の更新には必要書類が多いほか、作成が煩雑な書類もあるため、時間や手間がかかります。更新時期直前に書類の手配を進めてしまうと、間に合わないケースがあるため注意しましょう。

基本的に、3ヵ月以内に発行された書類が必要であることから、2ヵ月前くらいから準備を始めるのがおすすめです。万が一、特定技能ビザの更新期限を迎えても審査が終わらない場合は、「特例期間」という措置を受けられます。

※特例期間とは、保有しているビザの有効期限から2ヵ月間、あるいは審査結果を受領するまで就労を継続しながら在留できる期間のことです。

【注意すべきケース②】受入れ機関側に素行不良がある

受入れ機関の役員や外国人の支援を担当している職員に犯罪歴があるなど、受入れ機関側に何らかの素行不良が見られる場合は、特定技能ビザの更新における審査に通らなくなる可能性があります。

【注意すべきケース③】住民税などの税金が未納である

特定技能ビザの更新の際は、受入れ機関の納税状況と社会保険料の支払い状況がチェックされます。そのため、受入れ機関は、住民税などの税金をはじめ、社会保険料である健康保険料と年金保険料の支払いを滞りなく行っておく必要があります。もし未払いがある場合は、更新申請前に支払いを済ませましょう。

特定技能ビザの更新手続きの流れ

特定技能ビザの更新手続きの流れは、下記の通りです。

①書類の準備

②入管へ特定技能ビザの更新申請

③審査終了が通知された後、特定技能ビザの受け取り

前述した通り、特定技能ビザの更新に必要な書類は、更新期限の2ヵ月前には準備を進めておくのがおすすめです。書類を全てそろえたら、企業の本店を管轄する地方出入国在留管理局に更新申請を行いましょう。申請の方法には、郵送や窓口への持参、インターネットでの申請があります。更新申請後、審査結果を出たら特定技能ビザを受け取りに行きましょう。