駐在員事務所を日本で開設したい！手続きや注意点は？雇用者のビザ等も解説

駐在員事務所は海外企業が日本に拠点を置く進出方法であり、情報収集や市場調査を行う目的で設置されます。

海外企業が日本へ進出する方法はほかにもありますが、駐在員事務所は比較的簡単に手続きできる点がメリットです。

しかし、事業の活動内容が一部制限されるため、特性を理解したうえで選ぶ必要があります。

この記事では、駐在員事務所を日本で開設する際の手続きや注意点などをまとめました。

日本に拠点を置こうと考えている海外企業は、参考にしてください。

駐在員事務所を日本で開設したい

駐在員事務所は海外企業が日本へ進出する際の選択肢の1つであり、ほかの進出方法にはないメリットがあります。

駐在員事務所の基本情報や開設するメリットについて、確認しましょう。

駐在員事務所とは？

駐在員事務所は海外企業が日本に設置する事業拠点であり、多くの場合で本格的に日本へ進出する前の仮拠点として利用されます。

海外企業の日本への進出は日本支店や子会社などがありますが、駐在員事務所は利益を伴わない範囲で活動が行えます。

駐在員事務所の概要

駐在員事務所は海外企業が自社の社員を日本へ派遣し、必要なビザを取得して手続きをすると設置できる事業拠点です。

基本的には、情報収集や市場調査を行い、日本へ進出する意義ができた場合はほかの進出方法で本格的な活用が行えるようにします。

海外企業が日本に拠点を設置する際は基本的に登記を申請する必要がありますが、駐在員事務所では登記申請なしで設置できます。

一方で、駐在員事務所には法人格がないため、収益を伴う営業活動ができません。

収益を得るための営業活動をしたい場合は、次で紹介する支店や子会社として日本へ進出する必要があります。

支店との違いは？

日本支店は、海外企業が日本で営業活動を行うために設置する事業拠点です。

駐在員事務所と同様に法人格はなく、海外企業の会社の一部として扱われます。

設置時には登記申請を行うため、収益を伴う営業活動も問題なく行えます。

子会社との違いは？

海外企業の子会社は、日本における会社法に基づいて設置する法人です。

「日本法人」と呼ぶ場合もあり、親会社である海外企業とは別の日本の会社として扱われます。

設置時には登記申請を行いますが、手続きは日本企業が会社を設立するときと同じ流れです。

駐在員事務所を開設するメリット

駐在員事務所を活用して日本へ進出した場合、進出するまでに市場調査をして進出後に早期の事業成功に繋げたり、出店への失敗リスクの回避など、メリットがあります。

活動範囲を制限される代わりに、ほかの進出方法よりも手軽に行えるのが大きなメリットです。

登記の必要がないので手続きがすばやく進出しやすい

駐在員事務所の申請を行う課程では、登記申請を行う必要がありません。

海外企業が登記申請を行う場合、通常は1ヶ月から3ヶ月程度かかるため、進出までに時間がかかります。

登記がない海外企業は、利益を伴う営業活動が行えませんが、情報収集や市場調査を行う段階だと利益なしでも成立します。

駐在員事務所でも、ほかの申請手続きは必要ですが、登記申請がない分、日本へすばやく進出できる点はメリットです。

設置や撤退も低コストで可能！市場・ニーズ調査などに活用できる

駐在員事務所では派遣する社員の人数や拠点に必要な備品なども最低限に抑えられるため、設置や撤退を低コストで行えます。

先に日本国内における自社商品の需要や流行を調査しておけば、万が一、流れが悪いと感じたときは進出時期の先送りや撤退も判断できます。

駐在員事務所を開設する手続きや注意点

駐在員事務所を開設するためには、日本での就労のために在留資格を取得して、活動拠点の存在を証明する必要があります。

駐在員事務所を開設する際の手続きや注意点について、確認しましょう。

駐在員事務所設置手続きの流れ

駐在員事務所を設置する際の大まかな流れは、以下のとおりです。

上記の4番目以外は、いずれの海外企業も必ず行う必要があります。

1.代表者の決定

駐在員事務所を設置する場合、事務所には代表者が必要です。

多くの場合で海外企業に雇用されている外国人を代表者にして、日本に派遣する形で情報収集や市場調査を行います。

一方で、海外企業と日本に住む人が業務委託契約をして、事務所の代表者にする場合もあります。

以降の賃貸契約や在留資格は、基本的に代表者が契約や取得をするため、必ず最初に決定しましょう。

2.事務所の住所を決定・契約する

代表者が決まった後は、調査目的に合わせて、駐在員事務所を設置する場所を決定し、活動拠点となる賃貸等を契約します。

ただし、駐在員事務所は法人格がないため、日本国内では事務所名義による契約ができません。

そのため、活動拠点の賃貸等の契約は、代表者の個人名義で行う必要があります。

活動する都道府県や賃貸等については特に制限がないため、本格的な進出を見据えて調査やアクセスがしやすい環境を選びましょう。

3.滞在する外国人の在留資格を取得する

駐在員事務所の代表者として日本に滞在する外国人は、就労資格を得るために在留資格を取得する必要があります。

在留資格を新規で取得する場合、候補になるのは以下のビザです。

• ・企業内転勤ビザ：海外企業の本社から日本へ派遣された場合
• ・技術・人文知識・国際業務ビザ：外国人を日本で採用した場合

取得要件や手続きの関係から、基本的には企業内転勤ビザのほうが取得しやすい傾向があります。

一方、日本で採用した外国人が以下のような就労制限がないビザを取得している場合は、新規でビザを取得する必要がありません。

在留資格の取得方法について、後の項目で詳しく解説します。

4.事業届出書などの届出を行う

派遣以外で従業員を雇用する場合や、労働において一定の条件を満たす場合、以下の届出の提出が必要です。

三六協定や就業規則は必要に応じての提出ですが、従業員の雇用に伴う各種開設届は必ず提出する必要があります。

駐在員事務所の注意点

駐在員事務所の設置や活動における注意点は、以下のとおりです。

情報収集や市場調査を行う目的であっても、日本の法律に沿って保険や税金の規則を守る必要があります。

法人格を持たないため、事務所名で外部契約ができない

駐在員事務所のように法人格がない場合は、事業所名で外部契約ができません。

そのため、日本で銀行口座の開設や賃貸契約を行う際は、代表者の個人名義や海外企業の本社名を名義にする必要があります。

駐在員事務所で新たに雇用契約を結ぶ場合も同様であり、海外企業の代表者や本社が雇用主になります。

営業活動ができない

駐在員事務所では、収益を伴う営業活動ができません。

商品販売やサービスを提供した場合、罰金や事業拠点の設置を取り消される可能性がありますので、ご注意ください。

保険の加入義務が従業員の採用によって異なる

駐在員事務所では、従業員の採用方法によって保険の加入義務が異なります。

上記とは別に日本で勤務する従業員は、国籍に関係なく労災保険や失業保険の加入義務が生じます。

税務申告をしなくてはならない

駐在員事務所では基本的に収益が発生しないため、法人税や事業税の課税対象にはなりません。

しかし、駐在員事務所に派遣された社員に対して、日本で給与を支払う場合は所得税や住民税が発生します。

そのため、駐在員事務所であっても該当する部分の税務申告は必要です。

駐在員事務所で勤務する外国人のビザについて

海外企業から駐在員事務所に労働者が派遣される場合、基本的には在留資格の企業内転勤が取得されています。

駐在員事務所に勤務する外国人が取得する必要があるビザについて、確認しましょう。

駐在事務所で働く外国人のビザの種類

駐在事務所で働く外国人が取得しているビザの種類は、以下のとおりです。

いずれのビザも取得要件が設けられていますが、上記のなかでは企業内転勤ビザが比較的簡単に取得できます。

企業内転勤ビザ

駐在事務所の代表者として、海外企業から日本へ派遣される場合、企業内転勤ビザが該当します。

※2025年7月時点

入管法別表における技術・人文知識・国際業務は、次の項目の技術・人文知識・国際業務ビザと業務内容が被っています。

しかし、企業内転勤ビザは学歴や実務経験の有無を問われません。

駐在事務所で日本へ派遣される場合は、基本的に「企業内転勤」に該当するため、多くの企業が比較的ゆるい条件で申請を行えます。

就労ビザ｜技術・人文知識・国際業務ビザ

日本国内で特定分野の業務を行う場合、就労ビザの技術・人文知識・国際業務ビザに該当する場合があります。

※2025年7月時点

技術・人文知識・国際業務ビザでは、該当分野の一定の学歴や実務経験が求められます。

その他の就労ビザ

その他の就労ビザについては、以下の在留資格が該当します。

※2025年7月時点

永住者以外は特定の状況に当てはまらない限りは発行されず、永住者の取得における審査は厳しくなっています。

そのため、駐在事務所の在留資格としては意図的に取得するのではなく、該当者を雇用する形になるでしょう。

企業内転勤ビザの仕組み

企業内転勤ビザは駐在員事務所に限らず、海外企業から日本へ派遣される場合に取得される在留資格です。

同じ会社内で勤務地が変わる点では、通常の「転勤」と変わりませんが、海外から日本へ移動するといった点で求められる要件があります。

企業内転勤の仕組み

企業内転勤では、海外企業の事業所から日本にある事業所に、技術・人文知識・国際業務へ従事する目的で転勤する必要があります。

駐在事務所の場合も、一般的な海外企業から日本へ派遣されるようであればは、企業内転勤に該当します。

企業内転勤ビザに該当する駐在事務所の要件

企業内転勤ビザの要件を満たすためには、事業所が日本にある公私の機関として認められている必要があります。

そのため、駐在事務所を初めて設置する場合は、日本の活動拠点を在留資格を取得する前に確保しなければいけません。

カテゴリーが分かれている

企業内転勤ビザは派遣元である海外企業の企業形態によって、以下の4つのカテゴリーに分類されています。

※2025年7月時点

カテゴリーによって、申請する際に必要な書類が異なるため、自分の勤務先の企業がどれに該当するか把握しておきましょう。

取得要件

企業内転勤ビザの取得要件として、申請人は以下のすべてに該当する必要があります。

同じ業務内容で日本へ進出する場合は、自動的に取得要件を満たせているケースが多いですが、念のために勤務経験や報酬の面は意識しておきましょう。

外国にある本店、支店、事業所などで継続して1年以上勤務していること

企業内転勤ビザの申請人は転勤前の海外企業の事業所等において、継続して1年以上勤務している必要があります。

勤務期間は日本に転勤する直前まで集計されますが、少しでも足りなければ取得できません。

そのため、海外企業で雇用したばかりの従業員をいきなり駐在員事務所へ行かせる、といった突発的な派遣方法は取れなくなっています。

転勤前後ともに、「技術・人文知識・国際業務ビザ」に該当する業務であること

企業内転勤ビザの業務の要件として、転勤前後の両方で技術・人文知識・国際業務に該当する業務を行っている必要があります。

転勤後に情報収集や市場調査を行う目的であっても、転勤前の海外企業で3分野のいずれにも該当しない場合は取得できません。

一方で、3分野の範囲内であれば転勤前の分野と転勤後の分野が異なっていても、問題なく取得できます。

業務内容も3分野に該当すれば認められるため、特殊な技能や知識なしでも要件は満たしています。

日本人と同等以上の報酬を受け取ること

企業内転勤ビザを取得する外国人は、日本人が従事する場合に受ける報酬と同等額以上の報酬を受ける必要があります。

駐在員事務所の場合は基本的に外国人が従事するため、日本人が従事する際の報酬額は少しわかりづらい状況です。

しかし、活動場所の都道府県における最低賃金があるため、駐在員事務所の代表者等の報酬は最低賃金を基準にしましょう。

企業内転勤ビザの取得申請について

企業内転勤ビザを取得する際は、申請者の状況によって以下の4種類のいずれかを申請します。

海外企業が初めて日本進出する場合は、基本的に在留資格認定証明書交付申請を行います。

申請の流れ

企業内転勤ビザを在留資格認定証明書交付申請で取得する場合の流れは、以下のとおりです。

オンライン申請にはマイナンバーカードが必要であり、海外企業が初めて進出する際は基本的に窓口で申請しなければいけません。

地方出入国在留管理局への申請は代理人も行えるため、事前に日本へ行くのが難しい場合は代理人を依頼しましょう。

在留資格取得許可申請も基本的には上記と同じ流れで、申請を行えます。

在留資格の変更や更新を行う場合は、既に日本で滞在している状態であるため、ビザ取得や入国の処理は省けます。

必要書類

企業内転勤ビザの提出書類は、カテゴリーごとで必要な書類が一部異なっています。

申請方法も少しずつ異なるケースがあるため、手続きを進める前に必要書類を把握しておきましょう。

カテゴリー共通で提出する必要がある書類

カテゴリーで共通して提出する必要がある書類は、以下のとおりです。

※2025年7月時点

申請内容ごとに申請書が用意されているため、ほかの申請書と間違えないようにダウンロードしましょう。

カテゴリー1の該当者が提出する必要書類

カテゴリー1の該当者が提出する必要書類は、以下のとおりです。

※2025年7月時点

いずれの申請方法でも上記の4つの提出を求められるため、書類のコピーをしておきましょう。

カテゴリー2の該当者が提出する必要書類

カテゴリー2の該当者が提出する必要書類は、以下のとおりです。

※2025年7月時点

オンライン申請が承認された機関に関する文書は、該当した場合のみ提出する必要があります。

該当していない海外企業は、法定調書合計表のみ用意しましょう。

カテゴリー3の該当者が提出する必要書類

カテゴリー3の在留期間更新許可申請以外の申請では、以下の書類が必要です。

※2025年7月時点

カテゴリー1やカテゴリー2と比較して提出書類が増えるため、内容をよく確認してください。

在留期間更新許可申請の場合は、以下の書類の提出が必要です。

※2025年7月時点

課税証明書や納税証明書は日本に来たばかりの場合は、発行されていない可能性があります。

カテゴリー3に該当して証明書が発行できないときは、地方出入国在留管理官署に問い合わせて対応してもらいましょう。

カテゴリー4の該当者が提出する必要書類

カテゴリー4の在留期間更新許可申請以外の申請では、以下の書類が必要です。

※2025年7月時点

カテゴリー4は法定調書合計表を提出できない企業が該当するため、提出できない理由を書類で示さなければいけません。

在留期間更新許可申請の場合は、以下の書類の提出が必要です。

※2025年7月時点

カテゴリー3と同様に証明書が発行できない場合は、地方出入国在留管理官署に問い合わせて対応してもらいましょう。

駐在員事務所の立証書類について

駐在員事務所は登記申請を行わない代わりに、日本に事業所が存在すると証明する立証書類が必要です。

事業所の存在を証明するための立証書類としては、以下の書類が該当します。

立証書類は企業内転勤ビザの申請において、登記証明書を提出する部分で代わりに提出が求められます。

Q＆A｜企業内転勤の気になることについて

企業内転勤ビザの気になる部分としてあげられる内容は、以下のとおりです。

• ・Q.家族滞在は可能ですか？
• ・Q.事業所が変わったときはビザの変更は必要ですか？
• ・Q.派遣でも「企業内転勤」ビザは取得できますか？

企業内転勤を打診された人や労働者にお願いする予定の企業は、上記の内容を把握したうえで判断しましょう。

Q.家族滞在は可能ですか？

企業内転勤ビザで滞在している外国人労働者は、配偶者と子どもに限り、家族滞在が可能です。

家族を滞在させる場合は、在留資格の家族滞在を取得します。

一方で、祖父母や親族などは海外で同居していたとしても、企業内転勤ビザの範囲では日本へ滞在させられません。

Q.事業所が変わったときはビザの変更は必要ですか？

現在所属している駐在員事務所からほかの駐在員事務所に変わる場合、状況によってビザを変更する必要性が異なります。

在留資格の要件である業務内容が変わらない限りは、在留資格を変更する必要はありません。

しかし、勤務する会社が変わる場合は、状況によって在留資格を変更しなければならない可能性があります。

Q.派遣でも「企業内転勤」ビザは取得できますか？

継続した1年以上の勤務など、企業内転勤ビザの要件を満たしている場合は、派遣社員でも取得できます。

ただし、在留資格の審査においては、正社員よりも厳しく見られる可能性があります。

申請はできるだけ専門家におまかせしましょう

在留資格の申請では提出書類の数が多く、慣れない日本語で書類の確認や申請の手順を理解するのは難しく感じる人もいます。

申請にかかる手間や時間を省きたい場合は、申請の代理人になれる行政書士などの専門家に任せるのがおすすめです。

駐在員事務所を初めて設置する際、代表者本人が手続きする場合は、在留資格の申請で一度は日本の窓口へ行く必要があります。

しかし、代理人に依頼した場合は、在留資格を含めた日本における申請手続きをすべて任せられます。

行政書士などの専門家のほうが早く手続きを進められる場合もあるため、早めに進出したい企業も利用を検討してみてください。

まとめ

駐在員事務所を日本で開設する際の手続きや注意点などをまとめると、以下のとおりです。

ほかの進出方法よりもコストを抑えながら日本に活動拠点を置いて、本格的な進出前のリスクを対策できます。

駐在員事務所にメリットを感じた海外企業の方は、活動場所の選定や企業内転勤ビザの取得を検討してください。

 この記事の監修者

さむらい行政書士法人
公式サイト　https://samurai-law.com

代表行政書士

小島　健太郎(こじま けんたろう)

 

プロフィール

2009年4月　行政書士個人事務所を開業
2012年8月　個人事務所を行政書士法人化し「さむらい行政書士法人」を設立

専門分野

外国人VISA・在留資格、外国人雇用・経営管理、永住・帰化申請
入管業務を専門とし、年間1000件以上の相談に対応