建設業の許可を取得している事業者様で、会社の役員に関わることで変更が生じた場合は、必ず変更届を提出しなければなりません。
しかしながら変更する内容によって、必要な書類が異なってきたりするので、後回しにしようと思ってしまう方も少なくありません。
しかしながら期限内に届出を提出していなければ、今後許可の更新を行う場合や、業種を追加して事業の幅を広げたい。と思っても、この場合は受け付けてもらえません。
そこで今回は、役員に変更が生じた場合の届出の手続き方法を解説していきます。
どんな場合に届出が必要？
役員と呼ばれる方には、取締役や執行役・業務を執行する社員・相談役・顧問・株主などが該当します。
このような役員が例えば退職した場合や、役員を増員するために新しく雇う場合、結婚に伴い氏名が変わる。など、変更が出てくることは当たり前とも言えるでしょう。
建設業では変更が生じた場合３０日以内に、許可を申請した行政庁に提出する必要があります。
それでは、役員に関する変更がある場合の手続き方法を、次項で詳しくご説明します。
届出のやり方
➀法務局へ申請
まず初めに許可を申請した際に役員の詳細が“登記簿謄本”に記載されているので、まずは
変更が生じたらすぐに、法務局で登記簿謄本の申請を行いましょう。
すると、変更後の内容が反映された登記簿謄本を取得することができます。
この法務局で反映させるための申請は、管轄している法務局によって期間が異なります。
受付を行ってから２週間要する場合もありますので、変更後すぐに申請しなければ３０日以内に、届出を提出できなくなってしまいます。早めに行うことが大切です。
➁必要書類の作成
次に届出を行うための提出書類についてですが、変更の理由に応じて必要書類が異なります。
大きく分けて３パターンありますので、それぞれの理由に必要な書類を見ていきましょう。
【パターン１ 役員が退職した場合】
役員が退職または辞職した時や死亡した場合は、役員を変更しなければなりません。
この場合の手続きに必要な書類は、下記の通りです。
（提出が必要な書類）
・変更届出書
・役員などの一覧表
（確認を行うために必要な書類）
・履歴事項全部証明書や退任の事実が証明できる書類など（商業登記簿謄本など）
【パターン２ 新しい役員を雇った場合】
役員が退職してしまい、その後任として新たに役員を雇った場合や役員を増員するために雇った場合等、下記の書類が必要です。
（提出が必要な書類）
・変更届出書
・役員などの一覧表
・誓約書
・新たに役員になる者の住所や生年月日など
（確認を行うために必要な書類）
・履歴事項全部証明書や退任の事実が証明できる書類など
・登記されていないことの証明書
・身分証明書など
【パターン３ 役員の氏名が変わった場合】
ここでは役員が結婚などに伴い氏名が変わった場合、下記の書類が必要です。
（提出が必要な書類）
・変更届出書
・役員などの一覧表
（確認を行うために必要な書類）
・履歴事項全部証明書や退任の事実が証明できる書類など
このように変更が生じた理由に応じて、手続きの際に必要な書類も変わってきます。
【変更届出書について】
必要な書類の項目にあった“変更届出書”に関しては、自治体によって記入方法が異なりますが、記載方法として簡単にご説明します。詳細は、担当窓口で事前に確認を行いましょう。
（変更届出書の書き方）
届出書は各自治体のHP等からダウンロードできます。
➀変更する内容に該当する番号に、○をします
➁届出日を記入します
➂許可行政庁を記入（各都道府県の知事または、大臣だと地方整備局長）
※それ以外のものは、線で消してください。
➃本店所在地や、商号または名称・代表者名を記入
※届出印は、必ず同一のものにしてください。
➄許可の番号（大臣・知事コード）を記入
➅法人の場合は、国税庁から指定された番号を記入（公式サイトから検索する）
➆届出事項の欄に「役員等の氏名」と記入しましょう
➇変更前・変更後の名前などを記入
➈ 変更が生じた日付を記入
➉備考欄には変更理由を記入しましょう （例えば“役員の退任”など）
⑪連絡先を記入するのですが、この場合質問に答えることのできる者の名前を記入しましょう
※代理申請する場合は、行政書士職印などを押印します。
ここまでが変更届書の詳しい書き方です。
正確に記載することができれば、あとは必要書類を整えて提出します。
【書類の提出について】
すべての書類がそろったら許可を受けた行政庁（都道府県知事または、大臣許可だと地方整備局）へ提出しましょう。
現在はコロナウイルスの影響で、原則郵送となっている自治体もあります。
その場合に注意しなければならないのが“発送日”ではなく“到着日”が受付日になるので、郵送期間に余裕を持って申請しましょう。
また郵送方法についても内容が異なります。必ず申請先に確認してから行いましょう。
返信用のレターパックや、控えを取っておく事などが大切になってきます。
まとめ
今回は役員の変更が生じた場合の、届出のやり方について解説しました。
自治体によっても、変更内容によっても必要なものが異なります。
自分で行うのは難しい。そのような時間がない。とお悩みの方は、専門家である行政書士までお気軽にご連絡ください。
