登録支援機関の更新手続きについて解説｜申請の相談は行政書士へ　

登録支援機関としての登録有効期限は5年間と定められているため、登録支援機関は5年ごとに、「登録支援機関の登録更新申請」という手続きを行う必要があります。ただ、この手続きには厳格な審査基準が設けられており、必要な書類も多くあるため、専門的な知識をもった上で申請しなければ通りません。

この記事では、登録支援機関の更新手続きについて、審査基準や手続きの流れ、必要となる書類、申請における注意点などを解説します。

登録支援機関の更新の際の審査基準

登録支援機関の更新手続きを行うと、登録拒否事由に該当する点がないかを審査されます。登録拒否事由に該当してしまうと更新の許可が下りないため、何に該当した場合登録を拒否されるかを把握しておきましょう。

登録支援機関の更新手続きにおける、主要な登録拒否事由は次のとおりです。

・行為能力や役員の適格性に問題がある者 ・5年以内に登録支援機関の登録の取消し措置を受けた者 ・5年以内に技能実習法、その他入管関係法令又は労働関係法令等に関する不正行為を行った者 ・暴力団排除に関する規定に抵触する者 ・5年以内に健康保険法、雇用保険法により、処罰を受けた者 ・過去2年間に就労目的の中長期在留者の適正な受入れ実績がない者 ・過去2年間に報酬を得る目的で仕事として、日本に滞在する外国人から相談を受けた経験がない者 ・選任された支援責任者、支援担当者が、過去5年間に2年以上就労資格で中長期在留者の生活相談業務に従事した経験を有しない場合 ・特定技能外国人が十分に理解できる言語による情報提供体制を有していない者 ・支援状況に関する帳簿類を作成、保存していない者 ・支援の体制の中立性が担保されていない者 ・支援費用を特定技能外国人に負担させている者 ・支援委託契約の費用や内訳を明示していない者 ・１年以内に責めに帰すべき事由により特定技能外国人又は技能実習生の行方不明者を発生させている者

初回登録時は支援体制について審査されますが、更新時には実績が審査されます。そのため、更新までの間に登録支援機関としての実績を積み重ねつつ、四半期（3カ月）に1回の報告義務を怠らないようにしましょう。

更新の際は、支援費用を特定技能外国人に負担させていないか、支援実施業務に関係する文書の作成や保管がなされているのかについて、特に厳しくチェックされます。また、支援の実施状況について変更点が出た場合は、速やかに報告することも忘れず行いましょう。

登録支援機関更新手続きの流れ

登録支援機関の登録更新申請とは、どのような手順で手続きを行うのでしょうか。段階ごとに詳しく解説します。

1.必要書類やかかる手数料の準備

まず行うことは、登録更新を行うに当たって必要な書類を作成し、更新のためにかかる手数料を準備することです。更新にかかる手数料は1万1,100円で、用意した納付書に収入印紙を貼り付けて提出します。

更新に必要な書類の具体的な内容については後述しますが、10種類以上の書類が必要です。原本が求められる場合は全て発行しなければならず、作成する際も作成後3カ月以内のものを提出しなければなりません。それぞれの準備や作成には手間がかかるため、更新期間に対し余裕をもってそろえておくようにしましょう。

2.書類を提出

次に、そろえた必要書類を提出します。提出先は、「地方出入国在留管理局又は同支局（空港支局及び出張所を除く。）」です。地方出入国在留管理局とは、法務省の外局である出入国在留管理庁の出先機関で、ブロックごとに8箇所の本局が置かれています。

受付時間は、「平日の午前9時～12時、午後1時～4時」となっています。なお、手続きによっては曜日又は時間が設定されている場合があるため、地方出入国在留管理官署又は外国人在留総合インフォメーションセンターに問い合わせておくと確実です。

3.通知書の交付

必要書類の提出と手数料の納付が済んだ後、一定期間後に申請結果が書かれた書類が送られてきます。申請が通った場合と通らなかった場合で届く通知書が異なるため、把握しておきましょう。

無事に申請が通り、登録支援機関としての登録更新の許可が下りた場合に届くのは、「登録支援機関更新通知書」という書類です。登録の有効期間は5年間で、期間満了後も登録の継続を希望する場合は、再び更新手続きをする必要があります。

一方、「登録拒否事由」に該当してしまい、登録更新の許可が下りなかった場合には、「登録拒否通知書」が交付（対面又は郵送）されます。

申請に必要な書類

次に、登録支援機関の更新手続きにおいて必要な書類を見ていきます。手続きを行うのが法人か個人事業主かで書類が一部異なるため、確認しておきましょう。

①　登録支援機関登録申請書 ②　登記事項証明書（法人の場合）－主たる事務所の住所に係る立証資料（個人事業主の場合） ③　定款又は寄附行為の写し（法人の場合） ④　役員の住民票の写し（法人の場合）－住民票の写し（個人事業主の場合） ⑤　登録支援機関の役員に関する誓約書（法人の場合）　※④の提出を省略する役員がいる場合 ⑥　登録支援機関概要書 ⑦　登録支援機関誓約書 ⑧　支援責任者の就任承諾書及び誓約書 ⑨　支援責任者の履歴書 ⑩　支援担当者の就任承諾書及び誓約書 ⑪　支援担当者の履歴書 ⑫　支援委託手数料に係る説明書（予定費用） ⑬　法施行規則第19条の21第3号ニに該当することの説明書 ⑭　法施行規則第19条の21第3号ニに該当することの説明書に係る立証資料 ⑮　返信用封筒（角形2号封筒に宛先を明記の上、440円分の切手（簡易書留用）を貼付したもの）

※参照元：出入国在留管理庁｜登録支援機関の登録（更新）申請に係る提出書類一覧・確認表

登録支援機関登録申請書には規定の様式があり、下記の内容を記載して作成します。

・申請者に関する事項（氏名・名称、所在地、代表者氏名）

・支援業務体制に関する事項（対応可能言語など）

・支援業務の内容・実施方法に関する事項（特定技能基準省令第3条・第4条に関する事項）

役所などで住民票の写しを取得する際は、マイナンバーの記載がなく、本籍地の記載があるものにしてください。

支援責任者および支援担当者は特定技能外国人の相談や苦情を受けることもあるため、履歴書には一般的な履歴に加えて、外国人に対する相談業務についての実績も記載します。

「法施行規則第19条の21第3号ニに該当することの説明書」と「法施行規則第19条の21第3号ニに該当することの説明書に係る立証資料」というのは、特定技能外国人の支援について一定以上の実績を持っていると証明するための書類です。

更新申請における注意点

登録支援機関の更新手続きをする際は、以下の点に注意しましょう。

・時間に余裕をもって申請をする

・虚偽内容での申請をしない

出入国在留管理局のホームページには、以下のような記載があります。

登録支援機関の登録更新申請に係る審査はおおむね2か月を要することから、登録の有効期間満了日のおおむね2か月前までに申請を行ってください。

※引用元：出入国在留管理庁｜登録支援機関の登録更新申請

この記載から分かるように、申請してから審査が終わるまで2カ月ほどの時間がかかります。必要書類をそろえることにも時間がかかることを考慮すると、3カ月以上前から更新のための準備をしておくとよいでしょう。

更新の際の申請内容に虚偽が発覚した場合、登録支援機関としての登録を取り消される可能性があります。実際に、「特定技能外国人の署名を無断で代筆し、虚偽の書類を提出した」として、ある名古屋の人材派遣会社が登録支援機関としての許可を取り消されました。

スムーズかつ適切な更新手続きを行うために、正しい内容で時間に余裕をもった申請を行うようにしましょう。更新手続きは容易なものではないため、行政書士にサポートを依頼することもおすすめです。

まとめ

登録支援機関の更新手続きには数々の登録拒否事由があり、申請を通すのは非常に大変です。更新手続きの手順や必要な書類などの情報は公開されているため、申請を個人で行うことも不可能ではありませんが、膨大な手間と時間がかかります。

その点、登録支援機関の申請に詳しい行政書士に依頼すれば、不許可になるリスクが減る上、申請にかかる手間や時間を省くことができるのです。

「さむらい行政書士法人」では、登録支援機関の更新手続きに関する支援を行っています。まずは、電話やメールでお気軽にご相談ください。

 この記事の監修者

さむらい行政書士法人
公式サイト　https://samurai-law.com

代表行政書士

小島　健太郎(こじま けんたろう)

 

プロフィール

2009年4月　行政書士個人事務所を開業
2012年8月　個人事務所を行政書士法人化し「さむらい行政書士法人」を設立

専門分野

外国人VISA・在留資格、外国人雇用・経営管理、永住・帰化申請
入管業務を専門とし、年間1000件以上の相談に対応