就労ビザの更新

就労ビザの更新が初めてでも大丈夫！基礎知識と理由書の例文を解説

「就労ビザは更新が必要みたいだけどいつ手続きをすればいいの？」

「初めての就労ビザの更新で何を準備したらいいのかわからない」

「更新手続きは不認可になることもあるって本当？」

外国人が日本で働く時に必要となる就労ビザは、有効期限があるので更新手続きを行わなければなりませんが、初めてのことでよくわからないという人もいるのではないでしょうか？

就労ビザの更新手続きの基礎情報は以下の通りです。

さらに、更新手続きには大きく分けて2種類があります。

• 勤務先や職務の変更がない場合
• 勤務先や職務の変更がある場合

それぞれ更新手続きの内容が異なるため、勤務先や職務の変更についてよくわからないまま更新手続きを行うと、就労ビザの更新が不認可になるケースもあるので要注意。

就労ビザの更新をスムーズに認可してもらうためにも、この記事では以下の内容について解説しています。

この記事を読むことで、確実に就労ビザの更新を行うための準備を整えることができるので、就労ビザの更新に失敗したくない人はぜひ最後まで読んでみてください。

1.就労ビザの更新で知っておくべき基礎知識

就労ビザの更新について基礎知識を知らないままでは、「更新できる期間を知らずに有効期限が切れてしまった」「更新場所や期日がわからず手間取った」などの失敗に繋がる恐れがあるので、まずは基礎知識を知っておくことが大切です。

ここでは、就労ビザの基礎知識である以下の内容について解説していきます。

就労ビザの更新手続きでミスをしないためにも、各項目の内容をしっかりと把握していきましょう。

1-1.就労ビザの更新が認可されるまでの期間

更新手続きには大きく分けて2種類あり、それぞれ認可されるまでの期間が異なります。

就労ビザの更新に2週間〜3ヵ月とバラつきがあるのは、前回の内容から変更がない場合は単純に審査項目が少なくスムーズだからです。

しかし、就職先や職務内容に変更がある場合は確認する項目が多く、就労ビザの新規作成時と同様に1ヵ月〜3ヵ月の期間がかかります。

特に、入国管理局の繁忙期は審査に時間がかかる可能性が高いので、外国人の在留資格の申請が多くなる2月〜5月を避けて早めに更新手続きを行うことをおすすめします。

参考：

出入国在留管理庁

さむらい行書士法人

※上記をもとに当メディアで編集した情報を掲載しております。

1-1.就労ビザを更新する時期

就労ビザを更新する時期は、在留期間が満了する日（有効期限）の3ヵ月前から満了日まで手続きを行うことができます。

在留期間が切れたまま日本に滞在すると、オーバーステイ（不法滞在）となり雇用側も処罰（不法就労助長罪）を受けることになるので注意が必要です。

雇用主側が「知らなかった」というケースもあるかと思いますが、就労ビザの内容を確認しなかったこと自体が過失なので、処罰を免れることはできません。

外国人を雇う時は不法就労にならないように、就労ビザカードの有効期間を確認しておきましょう。

1-1-1.就労ビザの満了日が休日の場合は「休日明けの翌日」

就労ビザは3ヵ月前から更新できるといっても、ついつい先延ばしにして有効期限の最終日が休日だったということもあるかもしれません。

そのような場合は行政機関の休日に関する法律により、休日が明けた翌日に手続きを行うことができます。

例えば、満了日が日曜日だった場合は次の日の月曜日まで手続きが可能です。連休の場合も同様に、連休が明けた次の日の平日まで手続きを行うことができます。

しかし、就労ビザの更新はその日に完了するわけではないので、その間はオーバーステイになってしまうのか不安ですよね。

このような申請済みのケースでは、在留期限が切れていたとしても2ヵ月間は日本に滞在することが可能なので安心してください。

1-1-2.就労ビザの満了日が過ぎていた場合は「2ヶ月以内であれば可能」

悪意はなくても、ついうっかり就労ビザの有効期限が切れていたというケースもあるかと思います。この場合はすぐに、外国人の住所地の地域を管轄している出入国在留管理官庁に出頭する必要があります。

一般的に満了日から2ヵ月以内であれば更新できるケースが多いのですが、更新が認められるまでは入管法に違反している状態なので、原則就労が認められていません。

また、2ヵ月以上過ぎていたり、日本滞在中の素行に問題がある場合は退去強制となり、一定期間（1年〜10年）日本に入ることはできないので更新時期には注意してください。

1-3.就労ビザの更新申請場所

就労ビザの更新手続きを行う場所は、内容の変更の有無にかかわらず「外国人の住所地の地域を管轄する出入国在留管理官庁」です。

就労ビザに関することはすべて出入国在留管理官庁が担当なので、住居地を管轄する管理局を覚えておくと便利です。

管轄している出入国在留管理官庁の所在地については、出入国在留管理官庁の公式ホームページから検索してください。

1-4.就労ビザの更新にかかる費用

企業側の希望で外国人を雇用する際は、企業側が就労ビザの更新費用を負担するケースもあるかと思うので、どれくらいの費用が必要なのか把握しておきましょう。

企業側が更新費用を負担する時は、証明写真などの細かな費用を負担するというよりは、更新手続き費用の4,000円を負担するケースがほとんどです。

就労ビザの費用を会社側が負担をする義務はないので、ケースバイケースで検討してみてください。

1-5.就労ビザの更新を申請できる人

就労ビザの更新は外国人本人だけでなく、次の人も代理で申請を行うことができます。

外国人本人が日本語に不安を感じている場合は特に、会社側が取次人となって更新手続きを行うとスムーズです。

会社側が取次人になる場合は、以下の書類を準備して住居地を管轄する出入国在留管理官庁に提出してください。

出入国在留管理行政に関する研修会については、出入国在留管理庁の公式HPの「出入国在留管理行政に関する研修会等」よりご確認ください。

2.就労ビザの更新で審査される3つのポイント

就労ビザの更新は手続きを行えば必ず認可されるものではないので、「認可されると思ったら不認可だった」「まさかの不認可で業務に支障が出た」というケースも考えられます。

就労ビザの更新で不認可にならないためには、出入国在留管理庁は何をチェックしているのかということを知っておくと安心です。

就労ビザの更新許可にはガイドラインの内容に沿って、

• 在留期間の素行
• 納税の状況
• 転職の有無

更新のチェックポイントである上記について詳しく解説していきます。

2-1.審査ポイント①：在留期間の素行

就労ビザの更新では、在留期間中に外国人が問題のある行動を起こさなかったことが条件となります。

このような素行に問題がある外国人は不認可になってしまうので、出入国在留管理官庁で不認可の理由や就労ビザの再更新を行えるどうかを確認しましょう。

問題のある行動に当てはまるか不安な場合も、お近くの出入国在留管理官庁に問い合わせてみてください。

2-2.審査ポイント②：納税の状況

就労ビザの更新には納税証明書の提出が必要となるので、当該外国人が納税義務を果たしているかどうかがチェックされます。

高額・長期間の未納が判明した場合は更新の認可にマイナス要素となるので要注意。たとえ入社時に納税について説明していたとしても、文化の違いや理解不足により納税が漏れてしまうということもあり得ます。

外国人が正しく納税義務が果たせるように、会社で納税状況を管理・確認することをおすすめします。

2-3.審査ポイント③：転職や職務変更の有無

就労ビザの内容に変更がない場合は認可されやすいのであまり問題はありませんが、勤務先や職務に変更がある場合は、就労ビザの新規申請時の審査同様の内容が確認されます。

各審査ポイントの内容を詳しくみていきましょう。

2-3-1.企業側の事業実績の安定性

会社の経営状況が安定していることへの条件はありませんが、外国人に給料が支払える会社であることがポイントになります。

会社の経営状況を確認するために「決算書」を提出するのですが、赤字だからといって更新の認可がおりないというわけではありません。

たとえ現状は赤字であっても、黒字にするためのビジョンを明確に説明することができれば問題ありません。

新設会社の場合は決算書がないので「事業計画書」を提出する必要があります。決まったフォーマットがないので、以下のような内容を盛り込んでください。

これらのポイントをおさえて、外国人に給料が支払える事業内容を計画していることをしっかりと記載していきましょう。

2-3-2.外国人の卒業した学校の専攻と職務内容の関連性

新しい職務内容は、外国人が卒業した大学や専門学校の専攻と関連があるかということです。

専門性のある職務内容というと少し曖昧でわかりにくいかと思いますので、美容学校を専攻して卒業した外国人の例でみていきましょう。

このように、美容を専攻してた場合は美容に関連する就職先でなければ、就労ビザは認可されません。

この他にも、文系・理系の学部では以下のような職業に就職することができます。

学歴と職務が一致しないと更新の認可が下りないので、「外国人の卒業した学校の専攻と職務内容が一致しているかどうか」を、卒業証明書や成績証明書で専攻内容を確認しておきましょう。

3.就労ビザを転職や職務変更なしで更新する場合の必要書類

就労ビザの更新前と同じ勤務先で同じ職務内容の場合、更新手続きに必要書類は以下の通りです。

全ての書類が準備できたら、各手続き先の管轄である出入国在留管理官庁に提出しましょう。審査には2週間〜2ヵ月かかるので、余裕をもって準備しておくことをおすすめします。

外国人本人がマイナンバーカードを持っていればオンラインでの申請も可能ですので、出入国在留管理庁のホームページより手続きを行ってください。

4.就労ビザを転職や職務変更ありで更新する場合の必要書類

就労ビザの更新前と勤務先が変わったり、勤務先は同じでも職務内容に変更がある場合、更新手続きに必要書類は以下の通りです。

全ての書類が準備できたら、各手続き先の管轄である出入国在留管理官庁に提出しましょう。審査には1

ヵ月〜３ヵ月かかるので、余裕をもって準備しておくことをおすすめします。

外国人本人がマイナンバーカードを持っていればオンラインでの申請も可能ですので、出入国在留管理庁のホームページより手続きを行ってください。

5.転職や職務に変更がある場合は就労ビザの更新時に「理由書」があると安心

雇用理由書とは、就労ビザを新規作成する時や内容に変更があった場合に作成する書類ですが、必ずしも提出する必要はありません。

しかし、なぜ就労ビザの内容に変更があった時に雇用理由書の提出をおすすめしているのかと言うと、更新時の書類だけでは日本で働く意味が判断できないことが多いから。

雇用理由書がないケースでは、「不認可」または「追加説明の資料提出」となることは珍しくありません。

そこで、

• 雇用理由書とは
• 雇用理由書を書く時のポイントと例文

についてチェックしていきましょう。

5-1.理由書とは

雇用理由書とは、就労ビザを新規作成する時や内容に変更があった場合に作成する書類で、

• 日本にとって有益な外国人であること
• 当該外国人の就労ビザ申請を会社が全面的に支援していること

を示すことができる書類です。

そんな重要な雇用理由書ですが、必ずしも提出する義務がないのなら、わざわざ時間を作って作成するのは面倒ですよね？

しかし先ほども説明しましたが、雇用理由書がないケースでは「不認可」または「追加説明の資料提出」となることは珍しくありません。

そこで就労ビザの申請の認可率をアップさせるためにも、雇用契約書の提出は原則的には提出するものと考えておきましょう。

5-2.理由書を書く時のポイント

雇用理由書は正式な様式がないので、何を書けばいいのかわからないという方も多いかと思います。

就労ビザの査定を行う入国管理局の査定項目を知らないまま雇用理由書を作成しても、内容が不十分で就労ビザが不認可となってしまうので、以下のポイントをおさえておきましょう。

上記のポイントをおさえた雇用理由書の例文を紹介していきます。

上記のように、ポイントをおさえて雇用理由書を作成してみてください。

6.就労ビザの更新で内容に変更がある場合はプロへの委託がおすすめ

就労ビザの内容（勤務先や職務）に変更があった場合には、雇用理由書があると査定がスムーズになることを説明しましたが、自分で作成をして認可されるか不安を感じている人も多いのではないでしょうか？

実際に、作成した書類の内容が説明不足で認可がおりないというケースがよくあります。不認可になった場合は、改めて書類を作成し直して再審査を受けることになります。

外国人の雇用で想定していた事業計画をスムーズに遂行するためには、就労ビザを確実に認可してもらいたいですよね。

そこで、おすすめなのが就労ビザの申請をプロに代行申請してもらうという方法です。

就労ビザの申請代行について初めて聞いたという人もいるかと思いますので、

• なぜプロに依頼した方がいいのか
• どこに申請したらいいのか
• 申請代行にはどれくらいの費用がかかるのか
• 安心して依頼できるプロの選び方

という内容について説明していきます。

6-1.プロへ依頼したほうがいい理由

就労ビザの更新は「行政書士」への依頼が一般的ですが、プロに依頼した方がいい理由は以下の2点です。

就労ビザの更新で心配なのが、以前の内容と変更がある場合の更新申請かと思います。

変更ありの更新は難易度が高くなるため、「認可されるケースでも書類の内容に不備があったため不認可になった」「業務時間を割いて作成したのに不認可になった」という失敗を避けるためにも、就労ビザの申請が認可される書類の作成方法を熟知しているプロへ任せるのが安心です。

申請書類の作成や書類の収集といった手間も割くことができるので、時間の節約にも繋がるので一石二鳥。

確実に就労ビザを更新したい人や、時間を節約したいという人はプロへの依頼がおすすめです。

6-2.プロの依頼先の種類と費用目安

就労ビザの申請代行の依頼先は「行政書士」か「弁護士」になり、各特徴と更新手続きの費用相場は以下の通りです。

就労ビザの申請で法的なトラブルになることは考えにくいので、就労ビザに必要な書類作成を専門とする行政書士がおすすめです。

行政書士は就労ビザなどの専門ということもあり、

• 自分で作成した書類をチェックしてもらいたい
• 更新の申請だけを代理で行ってほしい
• 全ての更新手続き申請をサポートしてほしい

など、希望にあったサポートを選ぶことができるのが特徴です。

プロへの依頼費用は抑えたいけれど、更新手続きの書類はしっかりと作成したいという人は、書類チェックだけでも依頼してみることをおすすめします。

6-3.安心して依頼できる行政書士の選び方

プロに任せれば安心ということはわかりますが、できるだけ安く優秀な行政書士を探したいですよね。

申請のスキルの高さは選ぶ時の基本ですが、なかなか素人が判断することは難しいので、以下の3つの項目を参考に行政書士事務所を探してみてください。

特に「相談料無料」と謳っていても、契約をしなければ相談料（1時間1万円程度）が発生する事務所が多いので、事前に確認しておくことをおすすめします。

7.まとめ

就労ビザの更新についてもう一度重要なポイントをおさえておきましょう。

◯就労ビザの更新は2種類のケースがある

• 勤務先や職務の変更がない場合
• 勤務先や職務の変更がある場合

◯就労ビザの更新前に知っておくべき基礎知識

◯就労ビザの更新で審査されるポイント

• 在留期間の素行
• 納税の状況
• 転職の有無

◯就労ビザの内容に変更がある場合は、認可率を上げるために任意の雇用理由書の提出がおすすめ

◯雇用理由書を各時の5つの項目

この記事で解説した就労ビザの更新についての内容を参考に、更新手続きをスムーズに完了するための準備が整えられることを願っています。

就労ビザの更新は３ヶ月前から

就労ビザの更新のよくある２パターン

更新申請がギリギリになってしまった場合

更新を忘れてしまった場合

 この記事の監修者

さむらい行政書士法人
公式サイト　https://samurai-law.com

代表行政書士

小島　健太郎(こじま けんたろう)

 

プロフィール

2009年4月　行政書士個人事務所を開業
2012年8月　個人事務所を行政書士法人化し「さむらい行政書士法人」を設立

専門分野

外国人VISA・在留資格、外国人雇用・経営管理、永住・帰化申請
入管業務を専門とし、年間1000件以上の相談に対応