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就労ビザの更新

就労ビザの更新が初めてでも大丈夫!基礎知識と理由書の例文を解説

「就労ビザは更新が必要みたいだけどいつ手続きをすればいいの?」

「初めての就労ビザの更新で何を準備したらいいのかわからない」

「更新手続きは不認可になることもあるって本当?」

外国人が日本で働く時に必要となる就労ビザは、有効期限があるので更新手続きを行わなければなりませんが、初めてのことでよくわからないという人もいるのではないでしょうか?

就労ビザの更新手続きの基礎情報は以下の通りです。

 

更新手続きの基礎情報

認可されるまでの期間

2週間〜3ヵ月

更新できる期間

在留期限3ヵ月前〜満了日

更新場所

外国人の住所地の地域を管轄する出入国在留管理官庁

更新費用

4,000円

申請できる人

本人、法定代理人、取次人

さらに、更新手続きには大きく分けて2種類があります。

  • 勤務先や職務の変更がない場合
  • 勤務先や職務の変更がある場合

それぞれ更新手続きの内容が異なるため、勤務先や職務の変更についてよくわからないまま更新手続きを行うと、就労ビザの更新が不認可になるケースもあるので要注意。

就労ビザの更新をスムーズに認可してもらうためにも、この記事では以下の内容について解説しています。

 

  • 就労ビザの更新で知っておくべき基礎知識
  • 就労ビザの更新で審査されるポイント
  • 就労ビザを転職や職務変更なしで更新する場合の必要書類
  • 就労ビザを転職や職務変更ありで更新する場合の必要書類
  • 転職や職務に変更がある場合は就労ビザの更新時に理由書があると安心

この記事を読むことで、確実に就労ビザの更新を行うための準備を整えることができるので、就労ビザの更新に失敗したくない人はぜひ最後まで読んでみてください。

1.就労ビザの更新で知っておくべき基礎知識

就労ビザの更新について基礎知識を知らないままでは、「更新できる期間を知らずに有効期限が切れてしまった」「更新場所や期日がわからず手間取った」などの失敗に繋がる恐れがあるので、まずは基礎知識を知っておくことが大切です。

ここでは、就労ビザの基礎知識である以下の内容について解説していきます。

 

  • 就労ビザの更新が認可されるまでの期間
  • 就労ビザを更新する時期
  • 就労ビザの更新場所
  • 就労ビザの更新にかかる費用
  • 就労ビザの更新を申請できる人

就労ビザの更新手続きでミスをしないためにも、各項目の内容をしっかりと把握していきましょう。

1-1.就労ビザの更新が認可されるまでの期間

更新手続きには大きく分けて2種類あり、それぞれ認可されるまでの期間が異なります。

 

就労ビザを更新する方法

認可されるまでの期間

①勤務先や職務の変更がない場合

2週間〜2ヵ月

②勤務先や職務の変更がある場合

1ヵ月〜3ヵ月

就労ビザの更新に2週間〜3ヵ月とバラつきがあるのは、前回の内容から変更がない場合は単純に審査項目が少なくスムーズだからです。

しかし、就職先や職務内容に変更がある場合は確認する項目が多く、就労ビザの新規作成時と同様に1ヵ月〜3ヵ月の期間がかかります。

特に、入国管理局の繁忙期は審査に時間がかかる可能性が高いので、外国人の在留資格の申請が多くなる2月〜5月を避けて早めに更新手続きを行うことをおすすめします。

参考:

出入国在留管理庁

さむらい行書士法人

※上記をもとに当メディアで編集した情報を掲載しております。

1-1.就労ビザを更新する時期

就労ビザを更新する時期は、在留期間が満了する日(有効期限)の3ヵ月前から満了日まで手続きを行うことができます。

在留期間が切れたまま日本に滞在すると、オーバーステイ(不法滞在)となり雇用側も処罰(不法就労助長罪)を受けることになるので注意が必要です。

 

処罰の内容

3年以下の懲役または300万円以下の罰金もしくはその両方

雇用主側が「知らなかった」というケースもあるかと思いますが、就労ビザの内容を確認しなかったこと自体が過失なので、処罰を免れることはできません。

外国人を雇う時は不法就労にならないように、就労ビザカードの有効期間を確認しておきましょう。

1-1-1.就労ビザの満了日が休日の場合は「休日明けの翌日」

就労ビザは3ヵ月前から更新できるといっても、ついつい先延ばしにして有効期限の最終日が休日だったということもあるかもしれません。

そのような場合は行政機関の休日に関する法律により、休日が明けた翌日に手続きを行うことができます。

例えば、満了日が日曜日だった場合は次の日の月曜日まで手続きが可能です。連休の場合も同様に、連休が明けた次の日の平日まで手続きを行うことができます。

しかし、就労ビザの更新はその日に完了するわけではないので、その間はオーバーステイになってしまうのか不安ですよね。

このような申請済みのケースでは、在留期限が切れていたとしても2ヵ月間は日本に滞在することが可能なので安心してください。

1-1-2.就労ビザの満了日が過ぎていた場合は「2ヶ月以内であれば可能」

悪意はなくても、ついうっかり就労ビザの有効期限が切れていたというケースもあるかと思います。この場合はすぐに、外国人の住所地の地域を管轄している出入国在留管理官庁に出頭する必要があります。

一般的に満了日から2ヵ月以内であれば更新できるケースが多いのですが、更新が認められるまでは入管法に違反している状態なので、原則就労が認められていません。

また、2ヵ月以上過ぎていたり、日本滞在中の素行に問題がある場合は退去強制となり、一定期間(1年〜10年)日本に入ることはできないので更新時期には注意してください。

1-3.就労ビザの更新申請場所

就労ビザの更新手続きを行う場所は、内容の変更の有無にかかわらず「外国人の住所地の地域を管轄する出入国在留管理官庁」です。

 

更新場所

受付時間

外国人の住所地の地域を管轄する

出入国在留管理官庁

平日9時〜12時/13時〜16時

就労ビザに関することはすべて出入国在留管理官庁が担当なので、住居地を管轄する管理局を覚えておくと便利です。

管轄している出入国在留管理官庁の所在地については、出入国在留管理官庁の公式ホームページから検索してください。

1-4.就労ビザの更新にかかる費用

企業側の希望で外国人を雇用する際は、企業側が就労ビザの更新費用を負担するケースもあるかと思うので、どれくらいの費用が必要なのか把握しておきましょう。

 

勤務先や職務の変更がない場合

更新手続き:4,000円

証明写真:1,000円前後

返信用ハガキ:63円

住民税の課税証明書:300円

住民税の納税証明書:400円

勤務先や職務の変更がある場合

変更手続き:4,000円

証明写真:1,000円前後

返信用ハガキ:63円

卒業証明書:300円〜500円

企業側が更新費用を負担する時は、証明写真などの細かな費用を負担するというよりは、更新手続き費用の4,000円を負担するケースがほとんどです。

就労ビザの費用を会社側が負担をする義務はないので、ケースバイケースで検討してみてください。

1-5.就労ビザの更新を申請できる人

就労ビザの更新は外国人本人だけでなく、次の人も代理で申請を行うことができます。

 

申請者

条件

申請者の例

代理人

外国人の法定代理人

親権者

取次人

(1)出入国在留管理局長から承認を受けた人

(2)出入国在留管理局長に届け出た弁護士

又は行政書士

(3)申請人本人が16歳未満または疾病などで 自ら出向くことができない場合、親族や 同居者などで出入国在留管理局長が適当 と認めた人

(1)雇用企業の職員

(2)弁護士又は行政書士

(3)親族又は同居人

外国人本人が日本語に不安を感じている場合は特に、会社側が取次人となって更新手続きを行うとスムーズです。

会社側が取次人になる場合は、以下の書類を準備して住居地を管轄する出入国在留管理官庁に提出してください。

 

取次人になるために必要な書類

申請等取次申出に係る提出書類一覧・確認表【PDF

申請等取次申出書【PDF

承認を受けようとする者の写真(2cm×2cm)

承認を受けようとする者の経歴書及び在職証明書

外国人の入国・在留手続に関する知識を有していることの疎明資料

(出入国在留管理行政に関する研修会等に参加したことを証明する文書)

登記事項証明書

本人確認書類(健康保険証など)

返信用封筒(宛先明記・404円切手貼付)

出入国在留管理行政に関する研修会については、出入国在留管理庁の公式HPの「出入国在留管理行政に関する研修会等」よりご確認ください。

2.就労ビザの更新で審査される3つのポイント

就労ビザの更新は手続きを行えば必ず認可されるものではないので、「認可されると思ったら不認可だった」「まさかの不認可で業務に支障が出た」というケースも考えられます。

就労ビザの更新で不認可にならないためには、出入国在留管理庁は何をチェックしているのかということを知っておくと安心です。

就労ビザの更新許可にはガイドラインの内容に沿って、

  • 在留期間の素行
  • 納税の状況
  • 転職の有無

更新のチェックポイントである上記について詳しく解説していきます。

2-1.審査ポイント①:在留期間の素行

就労ビザの更新では、在留期間中に外国人が問題のある行動を起こさなかったことが条件となります。

 

問題のある行動とは

  • 出勤率が悪かった
  • 在留資格外の職務を行っていた
  • なんらかの刑事処分を受けた

このような素行に問題がある外国人は不認可になってしまうので、出入国在留管理官庁で不認可の理由や就労ビザの再更新を行えるどうかを確認しましょう。

問題のある行動に当てはまるか不安な場合も、お近くの出入国在留管理官庁に問い合わせてみてください。

2-2.審査ポイント②:納税の状況

就労ビザの更新には納税証明書の提出が必要となるので、当該外国人が納税義務を果たしているかどうかがチェックされます。

高額・長期間の未納が判明した場合は更新の認可にマイナス要素となるので要注意。たとえ入社時に納税について説明していたとしても、文化の違いや理解不足により納税が漏れてしまうということもあり得ます。

外国人が正しく納税義務が果たせるように、会社で納税状況を管理・確認することをおすすめします。

2-3.審査ポイント③:転職や職務変更の有無

就労ビザの内容に変更がない場合は認可されやすいのであまり問題はありませんが、勤務先や職務に変更がある場合は、就労ビザの新規申請時の審査同様の内容が確認されます。

 

審査ポイント

勤務先の変更

企業側の事業実績の安定性

職務の変更

外国人の卒業した学校の専攻と職務内容の関連性

各審査ポイントの内容を詳しくみていきましょう。

2-3-1.企業側の事業実績の安定性

会社の経営状況が安定していることへの条件はありませんが、外国人に給料が支払える会社であることがポイントになります。

会社の経営状況を確認するために「決算書」を提出するのですが、赤字だからといって更新の認可がおりないというわけではありません。

たとえ現状は赤字であっても、黒字にするためのビジョンを明確に説明することができれば問題ありません。

新設会社の場合は決算書がないので「事業計画書」を提出する必要があります。決まったフォーマットがないので、以下のような内容を盛り込んでください。

 

事業計画書に記載すべき事項

①会社情報(企業名・所在地・事業内容等)

②その事業を行おうと思ったキッカケ(市場情報・ツテ・知識等)

③集客方法(クライアントを獲得する方法)

④貴社の強み(競合他社との比較)

⑤収支計画(年間のもの)

これらのポイントをおさえて、外国人に給料が支払える事業内容を計画していることをしっかりと記載していきましょう。

2-3-2.外国人の卒業した学校の専攻と職務内容の関連性

新しい職務内容は、外国人が卒業した大学や専門学校の専攻と関連があるかということです。

専門性のある職務内容というと少し曖昧でわかりにくいかと思いますので、美容学校を専攻して卒業した外国人の例でみていきましょう。

 

関連性があるケース(OK例)

関連性がないケース(NG例)

美容学校を専攻した外国人が、美容に携わる化粧品会社・化粧品の貿易会社に就職する

美容学校を専攻した外国人が、通訳や翻訳の仕事に就職する

このように、美容を専攻してた場合は美容に関連する就職先でなければ、就労ビザは認可されません。

この他にも、文系・理系の学部では以下のような職業に就職することができます。

 

文系の職種

理系の職種

営業

総務

経理

貿易

デザイナー

システムエンジニア

プログラマー

工学系エンジニア

建築系エンジニア

学歴と職務が一致しないと更新の認可が下りないので、「外国人の卒業した学校の専攻と職務内容が一致しているかどうか」を、卒業証明書や成績証明書で専攻内容を確認しておきましょう。

3.就労ビザを転職や職務変更なしで更新する場合の必要書類

就労ビザの更新前と同じ勤務先で同じ職務内容の場合、更新手続きに必要書類は以下の通りです。

 

必要書類

申請場所

更新

在留期間更新許可申請書【各種

外国人の住所地の地域を管轄する出入国在留管理官庁

証明写真(縦4cm×横3cm)【規格確認

身元保証書【日本語版】【英語版

日本での活動内容に応じた資料【各種資料

全ての書類が準備できたら、各手続き先の管轄である出入国在留管理官庁に提出しましょう。審査には2週間〜2ヵ月かかるので、余裕をもって準備しておくことをおすすめします。

外国人本人がマイナンバーカードを持っていればオンラインでの申請も可能ですので、出入国在留管理庁のホームページより手続きを行ってください。

4.就労ビザを転職や職務変更ありで更新する場合の必要書類

就労ビザの更新前と勤務先が変わったり、勤務先は同じでも職務内容に変更がある場合、更新手続きに必要書類は以下の通りです。

 

必要書類

申請場所

変更

在留資格変更許可申請書【各種

外国人の住所地の地域を管轄する出入国在留管理官庁

証明写真(縦4cm×横3cm)【規格確認

質問書【PDF

身元保証書【日本語版】【英語版

日本での活動内容に応じた資料【各種資料

全ての書類が準備できたら、各手続き先の管轄である出入国在留管理官庁に提出しましょう。審査には1

ヵ月〜3ヵ月かかるので、余裕をもって準備しておくことをおすすめします。

外国人本人がマイナンバーカードを持っていればオンラインでの申請も可能ですので、出入国在留管理庁のホームページより手続きを行ってください。

5.転職や職務に変更がある場合は就労ビザの更新時に「理由書」があると安心

雇用理由書とは、就労ビザを新規作成する時や内容に変更があった場合に作成する書類ですが、必ずしも提出する必要はありません。

しかし、なぜ就労ビザの内容に変更があった時に雇用理由書の提出をおすすめしているのかと言うと、更新時の書類だけでは日本で働く意味が判断できないことが多いから。

雇用理由書がないケースでは、「不認可」または「追加説明の資料提出」となることは珍しくありません。

そこで、

  • 雇用理由書とは
  • 雇用理由書を書く時のポイントと例文

についてチェックしていきましょう。

5-1.理由書とは

雇用理由書とは、就労ビザを新規作成する時や内容に変更があった場合に作成する書類で、

  • 日本にとって有益な外国人であること
  • 当該外国人の就労ビザ申請を会社が全面的に支援していること

を示すことができる書類です。

そんな重要な雇用理由書ですが、必ずしも提出する義務がないのなら、わざわざ時間を作って作成するのは面倒ですよね?

しかし先ほども説明しましたが、雇用理由書がないケースでは「不認可」または「追加説明の資料提出」となることは珍しくありません。

そこで就労ビザの申請の認可率をアップさせるためにも、雇用契約書の提出は原則的には提出するものと考えておきましょう。

5-2.理由書を書く時のポイント

雇用理由書は正式な様式がないので、何を書けばいいのかわからないという方も多いかと思います。

就労ビザの査定を行う入国管理局の査定項目を知らないまま雇用理由書を作成しても、内容が不十分で就労ビザが不認可となってしまうので、以下のポイントをおさえておきましょう。

 

雇用理由書を書くポイント

①申請者の概要

申請者の個人情報

②会社概要

会社の安定性・継続性の証明

③担当業務と雇用内容

なぜ当該外国人を雇用するのかを明確にして担当業務を説明

④申請人の経歴と雇用の必要性

担当業務に必要な資格や経歴があることを説明

⑤おわりに

外国人の生活面・仕事面をサポートを行う旨を記載

上記のポイントをおさえた雇用理由書の例文を紹介していきます。

 

雇用理由書の例文

20XX年X月X日

◯◯入国管理局長 殿

企業住所

企業名

代表取締役 ◯◯

雇用理由書

1.申請者の概要

採用者指名:◯◯

国籍:◯◯

生年月日:◯年◯月◯日(X歳)

2.会社概要

株式会社◯◯

設立:19XX年10月

資本金:1000万円

売上:50億円

事業内容:機械・工具等の製造販売

主要取引先企業:◯社、X社 等

弊社は、19XX年10月に設立し、機械・工具等の製造販売を行っております。主に、運搬・運送機器や工具備品などを取り扱っています。売上、利益ともに順調に推移しているため、今後は海外でも事業を展開したいと考えております。

主要取引先企業は、株式会社◯・X株式会社などが挙げられます。

3.担当業務と雇用内容

当社は、数年のうちに海外での事業展開を計画しております。そのため、申請者には日本と海外を繋ぐための通訳・翻訳を任せる予定です。現在、当社には外国人の従業員がいないため、申請人には外国人への対応を担当してもらいます。

4.申請人の経歴と雇用の必要性

申請人は、◯◯大学を卒業後に日本のXX企業で通訳・翻訳業務を5年行っておりました。日本語能力検定試験のN1レベルを取得しており、ビジネス面でも問題がないと判断しております。面接においても、向上心や高いコミュニケーション能力があると確信し、当社の海外事業の展開にあたり、即戦力として欠かせない人材です。

5.おわりに

当社においては、現状外国人の従業員がいないため、海外での事業展開に向けて、十分な対策ができていない状況です。外国人雇用は初の事例となりますが、生活面や業務面のサポート体制を整えて参ります。

上記の事情をご賢察の上、「技術・人文知識・国際業務」ビザの認定をご許可頂きたくお願い申し上げます。

上記のように、ポイントをおさえて雇用理由書を作成してみてください。

6.就労ビザの更新で内容に変更がある場合はプロへの委託がおすすめ

就労ビザの内容(勤務先や職務)に変更があった場合には、雇用理由書があると査定がスムーズになることを説明しましたが、自分で作成をして認可されるか不安を感じている人も多いのではないでしょうか?

実際に、作成した書類の内容が説明不足で認可がおりないというケースがよくあります。不認可になった場合は、改めて書類を作成し直して再審査を受けることになります。

外国人の雇用で想定していた事業計画をスムーズに遂行するためには、就労ビザを確実に認可してもらいたいですよね。

そこで、おすすめなのが就労ビザの申請をプロに代行申請してもらうという方法です。

就労ビザの申請代行について初めて聞いたという人もいるかと思いますので、

  • なぜプロに依頼した方がいいのか
  • どこに申請したらいいのか
  • 申請代行にはどれくらいの費用がかかるのか
  • 安心して依頼できるプロの選び方

という内容について説明していきます。

6-1.プロへ依頼したほうがいい理由

就労ビザの更新は「行政書士」への依頼が一般的ですが、プロに依頼した方がいい理由は以下の2点です。

 

プロへ依頼した方がいい理由

  • 就労ビザが更新が認可される書類の作成方法がわかる
  • 更新に割く時間を節約できる

就労ビザの更新で心配なのが、以前の内容と変更がある場合の更新申請かと思います。

変更ありの更新は難易度が高くなるため、「認可されるケースでも書類の内容に不備があったため不認可になった」「業務時間を割いて作成したのに不認可になった」という失敗を避けるためにも、就労ビザの申請が認可される書類の作成方法を熟知しているプロへ任せるのが安心です。

申請書類の作成や書類の収集といった手間も割くことができるので、時間の節約にも繋がるので一石二鳥。

確実に就労ビザを更新したい人や、時間を節約したいという人はプロへの依頼がおすすめです。

6-2.プロの依頼先の種類と費用目安

就労ビザの申請代行の依頼先は「行政書士」か「弁護士」になり、各特徴と更新手続きの費用相場は以下の通りです。

 

行政書士

弁護士

特徴

・就労ビザの申請実績が豊富

・行政手続と契約書などの文書作成が 専門

法律上のトラブルがあった場合でも

対応可能

(オーバーステイなど)

費用

4万円〜10万円

15万円〜30万円

就労ビザの申請で法的なトラブルになることは考えにくいので、就労ビザに必要な書類作成を専門とする行政書士がおすすめです。

行政書士は就労ビザなどの専門ということもあり、

  • 自分で作成した書類をチェックしてもらいたい
  • 更新の申請だけを代理で行ってほしい
  • 全ての更新手続き申請をサポートしてほしい

など、希望にあったサポートを選ぶことができるのが特徴です。

プロへの依頼費用は抑えたいけれど、更新手続きの書類はしっかりと作成したいという人は、書類チェックだけでも依頼してみることをおすすめします。

6-3.安心して依頼できる行政書士の選び方

プロに任せれば安心ということはわかりますが、できるだけ安く優秀な行政書士を探したいですよね。

申請のスキルの高さは選ぶ時の基本ですが、なかなか素人が判断することは難しいので、以下の3つの項目を参考に行政書士事務所を探してみてください。

 

行政書士の選び方

安心ポイント

就労ビザ専門の事務所

専門性が高く認可率が高い

相談料が無料

契約をしなくても相談料が無料な事務所が安心

不認可になった時の返金保証

全額補償の事務所は信頼性が高く

万が一の時も安心

特に「相談料無料」と謳っていても、契約をしなければ相談料(1時間1万円程度)が発生する事務所が多いので、事前に確認しておくことをおすすめします。

7.まとめ

就労ビザの更新についてもう一度重要なポイントをおさえておきましょう。

◯就労ビザの更新は2種類のケースがある

  • 勤務先や職務の変更がない場合
  • 勤務先や職務の変更がある場合

◯就労ビザの更新前に知っておくべき基礎知識

 

認可されるまでの期間

2週間〜3ヵ月

更新する時期

在留期間満了日の3ヵ月前から申請可能

更新場所

外国人の住所地の地域を管轄する出入国在留管理官庁

更新にかかる費用

5,000円前後

申請できる人

外国人本人、代理人、取次人

◯就労ビザの更新で審査されるポイント

  • 在留期間の素行
  • 納税の状況
  • 転職の有無

◯就労ビザの内容に変更がある場合は、認可率を上げるために任意の雇用理由書の提出がおすすめ

◯雇用理由書を各時の5つの項目

 

雇用理由書を書くポイント

①申請者の概要

申請者の個人情報

②会社概要

会社の安定性・継続性の証明

③担当業務と雇用内容

なぜ当該外国人を雇用するのかを明確にして担当業務を説明

④申請人の経歴と雇用の必要性

担当業務に必要な資格や経歴があることを説明

⑤おわりに

外国人の生活面・仕事面をサポートを行う旨を記載

この記事で解説した就労ビザの更新についての内容を参考に、更新手続きをスムーズに完了するための準備が整えられることを願っています。

就労ビザの更新は3ヶ月前から

就労ビザの更新のよくある2パターン

更新申請がギリギリになってしまった場合

更新を忘れてしまった場合

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