就労ビザ申請時には雇用理由書の提出が必要？書くべき内容やポイントを解説

「就労ビザを申請する際には理由書が必要？」「理由書には何を書くべき？上手に書くためのポイントは？」など疑問を持っている方は多いのではないでしょうか。

理由書に書くべき内容や上手に書くためのポイントを知っていると、事前準備や作成がしやすくなります。不許可または追加説明文の提出要求を回避しやすくなり、申請をスムーズに進めることが可能です。

ここでは、就労ビザ申請時の理由書に書くべき内容や上手に書くためのポイントを解説します。

就労ビザ（技術・人文知識・国際業務）の申請には理由書が必要？

就労ビザ（技術・人文知識・国際業務）の申請には、理由書の提出が必須なわけではありません。理由書がなくても申請の受付はしてもらえます。

しかし、申請書類だけでは説明が不十分な場合、不許可または追加説明文の提出要求を受けることもあるので、補足資料として理由書をつけることをおすすめします。

就労ビザ申請時の理由書とは

就労ビザ申請時の理由書には、外国人本人が書く「理由書」と、外国人を採用した企業が書く「雇用理由書」の2通りあります。

ここでは、理由書と雇用理由書、それぞれの特徴や違いについて見ていきましょう。

外国人本人が書く「理由書」

就労ビザ申請時に任意で提出する理由書の1つが、外国人本人が書くものです。理由書に、職歴や実務経験、企業への応募理由などを書き「なぜ自分に就労ビザが必要なのか」「就労ビザが適している理由」などを示します。

理由書によって、申請書類だけでは分からない、在留資格の該当性や基準への適合性などを説明して、追加書類の要求や在留資格の不許可の可能性を軽減します。

採用した企業が書く「雇用理由書」

雇用理由書は、外国人を採用した企業が書く書類です。雇用理由書には、会社の概要や採用した外国人の業務内容、配属先、採用した理由、採用の経緯などを記載して「なぜ外国人を採用したいのか」を示します。

雇用理由書によって、提出書類では説明が足りない部分を補足するだけでなく、企業が外国人を採用する必要性を訴えます。

なお、この記事では、雇用理由書にフォーカスして解説をします。

スムーズな審査のために必要

就労ビザ申請時の理由書や雇用理由書は、どちらも任意の書類です。それでも提出が推奨されるのは、理由書があることで審査がスムーズに進む可能性があるためです。

就労ビザの申請には、在留資格認定証明書交付申請書や会社全部事項証明書（商業登記簿謄本）、労務契約書、履歴書、保有資格を証明する書類などを提出する必要がありますが、これらの書類だけでは、外国人を採用する理由などがすべて伝わらない可能性があります。不許可または追加説明文の提出要求をされる原因にもなります。

理由書は、説明が足りない分の補足資料です。理由書で補足をすることで、追加説明文の提出要求などのリスクを軽減し、審査をスムーズにします。

就労ビザの雇用理由書に書くべき内容

就労ビザの雇用理由書に書くべき内容を把握しておくと、事前準備がしやすくなり、作成がスムーズです。ここでは、就労ビザの雇用理由書に書くべき内容について見ていきましょう。

会社の規模・安定性

就労ビザの雇用理由書に書くべき内容の1つが、外国人を採用する会社の規模や安定性です。採用する会社の規模や安定性に不十分であれば「外国人が安定的・継続的に日本に在留できない」「採用する会社がすぐに倒産するかもしれない」などと評価されてしまうからです。

会社の規模や事業内容、財務内容などを説明して、規模や安定性に問題がないことを示す必要があります。なるべく専門用語を使わず、分かりやすく記載しましょう。

雇用する外国人の経歴

雇用理由書には、採用する外国人の経歴も記載をします。「◯◯外国語大学・日本語学科を卒業」「××の資格を取得」「大学卒業後は△△企業で翻訳・通訳業務をしていた」など、卒業した大学や専門学校、取得した資格、卒業後の仕事など、学歴や職歴をきちんと記載してください。

日本で大学や専門学校を卒業している場合は、記載した方が審査に有利になることがあります。過去に在留資格申請で書類を提出している場合は、そのときの経歴と齟齬がないように作成することも大切です。

従事させる業務内容

就労ビザの雇用理由書には、採用する外国人を従事させる業務内容についても記載します。業務内容が、採用する外国人と合っていないと判断された場合は、不許可となる可能性があるので注意してください。

採用する外国人の業務内容を詳しく記載して、保有する資格やスキル、経歴などと合致していることを説明しましょう。関連性があることをアピールすることが大切です。

その他の補足事項

雇用理由書には、採用する会社が外国人をどのようにサポートできるのかを記載しましょう。外国人が入社した後も、会社が安定的・継続的にサポートを行う旨を記載することが大切です。

サポートに関する記載がないと「入社後のサポートが不十分で安定的・継続的に在留できない」と評価される可能性があります。

外国人の住居探しや手続きのサポートなど、具体的な内容も載せてアピールしましょう。

就労ビザの雇用理由書の上手な書き方

就労ビザの雇用理由書の上手な書き方を知っていると、適切なアピールができ、不許可となる可能性を抑えられます。特に、初めて理由書を作成する場合は、ここで紹介する2点を意識しましょう。

要点を押さえて簡潔に記載する

就労ビザの雇用理由書を作成する場合は、要点を押さえて簡潔に記載することが大切です。長く要点が分かりづらい文章だと、入局管理局の審査官に採用する外国人の状況を理解してもらうことは難しくなります。

伝えたいことだけを書くのではなく、入局管理局が知りたいことを記載することが重要です。

審査に必要なポイントを見極めて記載する

雇用理由書は、審査に必要なポイントを見極めて記載しましょう。会社の安定性や従事する業務内容、学歴・経歴、採用理由などを記載する中で「審査に必要な内容はどこか」を意識しながら作成するようにしてください。

審査に不要な情報ばかりだと、よい印象を与えられない可能性があります。

まとめ

就労ビザの申請時に理由書をつけることで、不許可または追加説明文の提出要求を回避しやすくなり、申請をスムーズに進めることが可能です。就労ビザの申請を検討している場合は、ここで紹介した、書くべき内容や上手な書き方を参考にしてみてください。

また、さむらい行政書士法人では就労ビザ申請時の書類作成サポートも行っております。理由書の書き方についてお悩みの場合は、ぜひ無料相談からお気軽にお問い合わせください。

 この記事の監修者

さむらい行政書士法人
公式サイト　https://samurai-law.com

代表行政書士

小島　健太郎(こじま けんたろう)

 

プロフィール

2009年4月　行政書士個人事務所を開業
2012年8月　個人事務所を行政書士法人化し「さむらい行政書士法人」を設立

専門分野

外国人VISA・在留資格、外国人雇用・経営管理、永住・帰化申請
入管業務を専門とし、年間1000件以上の相談に対応