就労ビザの申請が入社予定日までに許可されない場合はどうなる?対処法や予防策についても解説!
就労ビザ申請が入社予定日までに許可されない場合、働いても問題ないのかと気になっている方も多いのではないでしょうか。就労ビザは、日本に滞在する外国人労働者が働く権利を証明する在留資格であり、滞在するためには不可欠です。
今回は、就労ビザ申請に関する概要や、雇用先の企業が行う就労ビザ申請の手続きの流れを紹介します。
さらに、就労ビザ申請が入社予定日までに許可されないときの対処法や、許可を得やすくなる予防法についても解説するので、ぜひ参考にしてください。
そもそも就労ビザ申請は入社前にしておくべき?
就労ビザは外国人が日本の受け入れ企業で働くことを許可する在留資格であるため、外国人が日本で働くためには、就労ビザ申請を入社前までに実施しておかなければなりません。
そのため、外国人が就労先の企業で働けるのは、就労ビザ申請の許可日以降なので注意しておきましょう。
就労ビザ取得した外国人を雇用する企業が行う手続きの流れ
次に、就労ビザを取得した外国人を雇用した企業が行う手続きの流れを、入社前と入社後に分けて解説します。
【入社前】外国人を雇用するときの流れ
外国人を雇用するときの手続きについて、留学生や現地採用などのパターン別に見ていきましょう。
留学生を正社員にする場合
留学生を正社員として雇用する場合はもともと留学生ビザを取得して滞在しているため、就労ビザへの変更手続きが必要となります。在留資格を変更する際は、在留資格変更許可申請書や証明写真などの必要書類をそろえた上で、出入国在留管理庁へ提出しなければなりません。
入社1~3ヵ月ほど前に雇用される外国人本人が、最寄りの出入国在留管理庁や出張所などで在留資格変更許可申請を行うことが原則とされています。
ただし、在留資格の申請に際しては、外国人の受け入れ先企業の社員による代理や、申請取次者として認められた行政書士などの代行も認められています。
外国人を海外から採用する場合
海外に居住している外国人を採用して就労ビザ申請を行う際は、内定が決まり次第、企業側が出入国在留管理庁へ「在留資格認定証明書」の申請を行います。申請が許可されると在留資格認定証明書が発行されるため、就労を予定している外国人本人へ転送しましょう。
その後、外国人が現地にある日本大使館で就労ビザ申請を行います。日本大使館での申請の許可が下りると、就労ビザを手にできるという流れです。
ただし、1~3ヵ月程度の期間を要することが一般的なので、入社日までに間に合わせるには不備のない書類提出と、スピード感のある対応が重要となります。
外国人が日本で転職する場合
すでに就労ビザを取得している外国人が日本国内で転職する場合にポイントとなるのは、同職に転職するかどうかということです。
同職に転職する場合は、就労ビザに関する手続きは不要です。ただし、入社後に「所属(契約)機関に関する届出」もしくは「所属(活動)機関に関する届出」を、14日以内に出入国在留管理庁へ届出なくてはなりません。
なお、どちらの届出を行うかは、就労ビザの種類によって以下のように異なります。
【所属(契約)機関に関する届出の対象となる就労ビザ】
・高度専門職1号イ又はロ
・高度専門職2号(イ又はロ)
・研究
・技術・人文知識・国際業務
・介護
・興行
・技能
・特定技能
※参考:出入国在留管理庁「所属(契約)機関に関する届出(高度専門職1号イ又はロ、高度専門職2号(イ又はロ)、研究、技術・人文知識・国際業務、介護、興行、技能、特定技能)」
【所属(活動)機関に関する届出の対象となる就労ビザ】
・教授
・高度専門職1号ハ
・高度専門職2号(ハ)
・経営・管理
・法律・会計業務
・医療
・教育
・企業内転勤
・技能実習
※参考:出入国在留管理庁「所属(活動)機関に関する届出(教授、高度専門職1号ハ、高度専門職2号(ハ)、経営・管理、法律・会計業務、医療、教育、企業内転勤、技能実習、留学、研修)」
一方、新たな就労先が同職ではない場合は、在留資格変更許可申請が必須となります。その際、就労資格証明書交付申請を事前に受けておくと、就労ビザの変更がスムーズにいく可能性が高まります。
【入社後】外国人を雇用するときの流れ
就労ビザを取得した外国人の入社後は、雇用保険の加入や、健康保険・厚生年金の加入手続きが必要です。また、外国人雇用状況の届出を出入国在留管理庁に届け出ていない場合は、「中長期在留者の受入れに関する届出」を行わなければなりません。
この届出は、外国人を受け入れてから14日以内に済ませなければならない点には留意しておきましょう。
就労ビザ申請が入社予定日までに許可されないときの対処法
就労ビザ申請が入社予定日までに許可されない場合は、入社日をずらして対応するのがベストです。先述のとおり、入社日までに就労ビザの許可が下りていないと、外国人は日本の企業で働けません。
日本国内の自宅、もしくは海外に居住している場合は現地で待機してもらい、就労ビザが正式に許可されるのを待ちましょう。
就労ビザ申請を入社前までに許可が得られやすくなる2つの方法
ここからは、就労ビザ申請が入社日までに得られやすくなる方法を2つ紹介します。
1.就労ビザの申請スケジュールに余裕を持たせる
入社日までに就労ビザを取得するためにも、申請スケジュールに余裕を持たせておくことが大切です。例えば技術・人文知識・国際業務ビザの審査にかかる平均日数は、在留資格認定証明書交付が43.6日、在留資格変更が36.7日となっています。
就労ビザの種類や申請の時期によって審査にかかる日数が異なるため、事前に審査日数を確認した上で、スケジュールに余裕をもって申請しましょう。
※参考:出入国在留管理庁「在留審査処理期間(日数)」(令和4年10月~12月許可分)
2.行政書士へ依頼する
就労ビザの申請をプロである行政書士へ依頼するのも一つの手です。就労ビザ申請を行政書士に依頼するメリットとしては以下が挙げられます。
・書類不備による不許可を防げる
・就労ビザ申請に要する時間と手間を省ける
・外国人との意思疎通をしっかり図れる
行政書士は就労ビザをはじめとする申請を代わりに行ってくれるプロフェッショナルであるため、書類不備による不許可が基本ありません。また、入社日まで期日が限られている中で、時間と手間を省いて申請代行を依頼できるのも大きなメリットといえます。
さらに、行政書士事務所によっては、複数の外国語に精通したスタッフを配置しているため、就労を予定している外国人とのスムーズなコミュニケーションも可能です。
まとめ
外国人を受け入れる際は、入社日までに就労ビザを取得しておく必要があります。とはいえ、外国人の滞在先や現在取得している在留資格の内容などによって、就労ビザ取得に要する手続きの内容も変わってきます。
限られた日数の中で、スムーズな就労ビザ申請を実現したいという方は、ぜひ「さむらい行政書士法人」までご相談ください。当事務所では月50~100件の就労ビザ申請を手がけ、国内トップクラスの実績を持っています。
また、外国人の方や中小企業様、大手企業様向けのさまざまなプランをご用意している上、万が一不許可になった場合は全額返金保障も付いてきます。
就労ビザ申請に関して、まずは無料相談よりお気軽にお問い合わせください。
この記事の監修者
プロフィール
2009年4月 行政書士個人事務所を開業
2012年8月 個人事務所を行政書士法人化し「さむらい行政書士法人」を設立
専門分野
外国人VISA・在留資格、外国人雇用・経営管理、永住・帰化申請
入管業務を専門とし、年間1000件以上の相談に対応
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