外国人留学生の在留資格を就労ビザに変更するときに必要な「卒業見込み証明書」について解説!
留学ビザを取得している外国人留学生が就職する場合は、就労ビザへの変更が不可欠です。
卒業前の就労ビザ申請で必要となる「卒業見込み証明書」について、詳しく知りたい方も多いのではないでしょうか。
この記事では、卒業見込み証明書の概要を解説した上で、就労ビザへの変更申請に必要な書類や申請の流れなどを紹介します。これから在留資格の変更を検討している方や企業担当の方は、ぜひ参考にしてください。
留学ビザから就労ビザへ変更する際は「卒業見込み証明書」が必要
外国人留学生の在留資格を留学ビザから就労ビザへ変更する際は、「卒業見込み証明書」を提出しなければなりません。卒業見込み証明書とは、学生が卒業できる見込みがある場合に発行できる書類のことです。主な発行条件は、以下のとおりです。
・卒業が見込める最終学年である
・当該年度に、修業年限を満たす見込みである
・一定の修得単位数を満たしている
・卒業要件の科目を履修済みである
大学によっては、上記以外に発行条件があるケースもあります。なお、基本的に卒業見込み証明書に対する有効期限はありませんが、できる限り最新の発行分を提出しましょう。
卒業見込み証明書以外で留学ビザから就労ビザの変更に必要な書類
在留資格を変更する際は、卒業見込み証明書以外にも必要な書類があります。ここからは、留学生本人と受入れ機関のそれぞれに必要な書類について見ていきましょう。
なお、就労ビザとして取得する活動資格によって必要な書類は変わります。ここでは、在留資格「技術・人文知識・国際業務」を取得する場合に必要な書類を紹介します。
留学生本人が用意する書類
卒業見込み証明書以外に、留学生本人が用意する基本的な書類は以下のとおりです。
・在留資格変更許可申請書(申請人等作成用)
・証明写真(縦40mm×横30mm)
・パスポート(窓口で提示)
・在留カード(窓口で提示)
・専門士、または高度専門士であることを証明する文書(該当者に限る)
・労働条件通知書等の写し(派遣契約で就労する場合)
・履歴書
※参考:出入国在留管理庁『在留資格「技術・人文知識・国際業務」』
在留資格変更許可申請書は、「申請人等作成用」の様式に記述します。記述する内容は、国籍や氏名、在留カード番号、勤務先の情報などの項目です。
また、証明写真は申請者本人のみが撮影されたものに限られ、「顔の一部が隠れている」「申請者であると特定しづらい」などの場合は再度提出が必要となる可能性もあるので注意しましょう。
受入れ機関が用意する書類
受入れ機関が用意する書類には、共通で必要となる書類と企業規模などのカテゴリー別で必要となる必要書類があります。
【共通】
・在留資格変更許可申請書(所属機関等作成用)
【カテゴリー1に該当する機関】
・四季報の写し、または日本の証券取引所への上場を証明する文書(写し)
・主務官庁からの設立許可を証明する文書(写し)
・イノベーション創出企業であることを証明する文書(例:補助金交付決定通知書の写し)
・各省庁が規定する「一定の条件を満たす企業等」であることを証明する文書(例:認定証等の写し)
【カテゴリー2に該当する機関】
・前年分の職員給与所得に関する源泉徴収票等の法定調書合計表(受付印のあるものの写し)
・在留申請オンラインシステムに係る利用申出の承認を証明する文書(例:お知らせメール等)
【カテゴリー3に該当する機関】
・前年分の職員給与所得に関する源泉徴収票等の法定調書合計表(受付印のあるものの写し)
※参考:出入国在留管理庁『在留資格「技術・人文知識・国際業務」』
カテゴリー1には、日本の証券取引所への上場企業や独立行政法人などの機関が該当するため、四季報の写し、もしくは上場を証明できる文書が提出書類として含まれています。
また、上記の中で提出可能な書類がない場合は、カテゴリー4の機関に該当します。カテゴリー3、4の受入れ機関に関しては、追加で「登記事項証明書」や「直近の年度の決算文書の写し」などの書類も必要になるため注意しましょう。
留学ビザから就労ビザへの変更における流れや方法
続いて、留学ビザから就労ビザへ変更する基本的な流れについて見ていきましょう。
1.就職活動
2.内定
3.雇用契約書締結
4.就労ビザ申請準備
5.在留資格変更許可申請
6.就労ビザ取得
7.卒業
8.就労スタート
就労ビザを取得する際は、まず就職活動で内定をもらった上で、受入れ機関との雇用契約書を締結する必要があります。その後、卒業見込み証明書含め、就労ビザ申請で必要な書類を準備した上で、在留資格変更許可申請を実行しましょう。
また先述のとおり、就労ビザを申請する際は、活動資格によって必要書類が異なる点には注意しなければなりません。例えば、在留資格「医療」で就労ビザを申請する際は、医師の免状や証明書などが必要です。
在留期間は、雇用契約期間や業務内容のほか、これまでの在留期間中の活動状況などを踏まえて設定されます。万が一、要件を満たせなかった場合は、就労ビザの申請が許可されません。
なお、学校を卒業したタイミングで、出入国在留管理局へ卒業証明書を提示する必要があります。
留学ビザから就労ビザへ変更するタイミングは?
ここからは、就労ビザに変更するタイミングとして、在学中に内定が決まった場合と、卒業後も就職活動を続ける場合の2パターンを紹介します。
在学中に内定が決まった場合
在学中に受入れ機関の内定が決まった場合、卒業前年の12月1日から在留資格変更許可申請を実施できます。入社日までに就労ビザを取得する必要があるため、早めに申請しておくことがポイントです。
一般的に就労ビザの審査にかかる期間は、3週間~2ヵ月とされています。しかし、2月頃から就労ビザへの申請が集中しやすい時期となるため、できるだけ卒業前年の12月、もしくは1月までに在留資格の変更を申請しておくとよいでしょう。
仮に入社日までに就労ビザを取得できなかった場合は、入社日をずらさなければなりません。同じ時期に入社する社員に後れを取ってしまう場合があるので注意しましょう。
卒業後も就活を続ける場合
学校卒業後も就職活動を継続するには、在留資格として「特定活動」を取得しなければなりません。学生としての留学ビザがなくなる上、労働者としての就労ビザも取得できないためです。
ただし、特定活動ビザへ変更するには、在留資格変更許可申請書や卒業証明書のほか、卒業した学校からの推薦状などを準備した上で申請する必要があります。特定活動ビザ取得後は、在留が認められている期間中に就職先を決めて、就労ビザへ変更することになります。
まとめ
外国人留学生が就労ビザを取得する際、卒業見込み証明書を早めに準備することでスムーズな在留資格変更が可能です。ただし、留学生本人は在留資格変更許可申請書や証明写真を用意し、受入れ機関は該当のカテゴリーごとに複数の書類を用意しなければなりません。
「申請が煩雑で難しい」「必要書類を準備する時間がない」などとお困りの方は、就労ビザ申請に関する豊富な実績を持つ「さむらい行政書士法人」にお任せください。外国人ビザ申請を専門的に取り扱う事務所として、世界各国の留学生に対する就労ビザ申請の実績があるため、在留資格の変更申請を適切にサポートいたします。
また、料金プランは「標準プラン」や「フルサポートプラン」など複数の内容から選べるほか、万が一不許可になった場合でも全額返金保障制度があるので安心です。
就労ビザへの変更を検討している外国人留学生の方や、内定者に対応している企業担当の方は、ぜひお気軽にご相談ください。
この記事の監修者
プロフィール
2009年4月 行政書士個人事務所を開業
2012年8月 個人事務所を行政書士法人化し「さむらい行政書士法人」を設立
専門分野
外国人VISA・在留資格、外国人雇用・経営管理、永住・帰化申請
入管業務を専門とし、年間1000件以上の相談に対応
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