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就労ビザ申請において会社側が用意する必要書類とは？

就労ビザを申請する際に、会社側が用意しなければいけない書類は、どういったものがあるのだろう。

そういう疑問を感じる方も、少なくないでしょう。

そこで今回は、就労ビザ申請において会社側が用意する必要書類についてご説明いたします。就労ビザの更新についても解説しておりますので、ぜひ最後までご覧ください。

就労ビザにおいて会社側が用意する書類とは？

就労ビザにおいて会社が用意する書類とは、どのようなものがあるのでしょうか。申請者に関する書類と、勤務先企業に関する書類に分けてご説明いたします。

申請者に関する書類

申請者に関する書類は、「申請書」や申請者の能力を証明するための「卒業証書の写し」や「在職証明書」などの資料です。申請書は申請者が日本に住んでいるか、海外に住んでいるかで異なります。

勤務先企業に関する書類

勤務先企業に関する書類は、勤務先の企業のカテゴリーを証明するためのものや会社の継続性・安定性を立証するための資料です。企業規模や新設かどうかによってカテゴリーが異なり、用意しなければいけない書類も変わります。

就労ビザにおいて申請者に関する必要な書類

ここでは、就労ビザにおいて、申請者に関する必要な書類をご紹介します。

外国から招へいする場合

申請者が外国にいる場合、日本に入国するためのビザと、中長期滞在するための在留資格を準備しなければいけません。そのため、認定証明書の交付申請も行う「在留資格認定証明書交付申請書」を作成しなければいけません。

留学生を採用する場合

留学生を採用する場合、「留学」の在留資格から、就労ビザに変更が必要です。そのため、在留資格の変更を申請する「在留資格変更許可申請書」を作成します。

同業他社からの転職の場合

同業他社からの転職の場合、「就労資格証明書」により転職後の活動が現在取得している在留資格の範囲内であれば、現在の在留資格で仕事を続けることが可能です。しかし、在留資格の範囲外であれば、「在留資格変更許可申請書」により該当する在留資格への変更が必要になります。

転勤の場合

転勤の場合、転勤先で行う業務が在留資格の範囲内であるかを確認します。また、業務内容が在留資格の範囲内でも、申請人が業務に対する要件を満たしていない可能性があります。不安な要素があれば、専門家に一度相談することをおすすめします。

就労ビザにおいて勤務先企業に関するカテゴリーごとに必要な書類

就労ビザにおいて所属機関でカテゴリーが分けられている「経営・管理」や「技術・人文知識・国際業務」などの在留資格の場合、カテゴリーごとに必要になる書類が異なります。例として「技術・人文知識・国際業務」で用意しなければいけない書類をカテゴリー別でご紹介します。

カテゴリー１

カテゴリー1に該当する場合、必要になる書類は下記のいずれかです。

•四季報の写し又は日本の証券取引所に上場していることを証明する文書（写し）

•主務官庁から設立の許可を受けたことを証明する文書（写し）

•高度専門職省令第1条第1項各号の表の特別加算の項の中欄イ又はロの対象企業（イノベーション創出企業）であることを証明する文書（補助金交付決定通知書の写し等）

•上記「一定の条件を満たす企業等」であることを証明する文書（認定証等の写し等）

カテゴリー２

カテゴリー2に該当する場合、必要になる書類は下記のいずれかです。

•前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表（受付印のあるものの写し）

•在留申請オンラインシステムに係る利用申出の承認を受けていることを証明する文書（利用申出に係る承認のお知らせメール等）

カテゴリー３

カテゴリー3に該当する場合、必要になるのは下記の書類です。

1.前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表（受付印のあるものの写し）

2.申請人の活動の内容等を明らかにする次のいずれかの資料

● 0.労働契約を締結する場合

0.労働基準法第15条第1項及び同法施行規則第5条に基づき、労働者に交付される労働条件を明示する文書

・a.日本法人である会社の役員に就任する場合

　0.役員報酬を定める定款の写し又は役員報酬を決議した株主総会の議事録（報酬委員会が設置されている会社にあっては同委員会の議事録）の写し

・ b.外国法人内の日本支店に転勤する場合及び会社以外の団体の役員に就任する場合

　0.地位（担当業務）、期間及び支払われる報酬額を明らかにする所属団体の文書

3.登記事項証明書

4.事業内容を明らかにする次のいずれかの資料

.勤務先等の沿革、役員、組織、事業内容（主要取引先と取引実績を含む）等が詳細に記載された案内書

● a.その他の勤務先等の作成した上記に準ずる文書

5.直近の年度の決算文書の写し

カテゴリー４

カテゴリー4は、カテゴリー3で必要な書類の「直近の年度の決算文書の写し」を除いた書類に、下記の書類を加えたものが必要です。

1.直近の年度の決算文書の写し（新規事業の場合は事業計画書）

2.前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表を提出できない理由を明らかにする次のいずれかの資料

● 0.源泉徴収の免除を受ける機関の場合

0.外国法人の源泉徴収に対する免除証明書その他の源泉徴収を要しないことを明らかにする資料

・a.上記を除く機関の場合

0.給与支払事務所等の開設届出書の写し

1.次のいずれかの資料

　　0.直近3か月分の給与所得・退職所得等の所得税徴収高計算書（領収日付印のあるものの写し）

　　1.納期の特例を受けている場合は、その承認を受けていることを明らかにする資料

就労ビザ申請のポイント

ここでは、就労ビザの申請のポイントについて、2つの項目に分けてご説明します。

雇用する理由を明確にする必要がある

就労ビザで外国人を雇用する場合は、雇用する理由を明確にする必要があります。従事する予定の業務に対して雇用する外国人の能力が合致していること、業務の量が雇用を必要とするほど割り振られていることなど、雇用しなければいけない理由を入国管理局の審査官に伝えることが大切です。

学歴や職歴と職務内容が一致しているかどうか

就労ビザの審査には、学歴や職歴が職務内容と一致しているかどうかが大きく関係します。就労ビザの要件は種類によって異なりますので、申請者の学歴や職歴を、従事する職務の内容と照らし合わせて就業が可能な職種を探しましょう。

就労ビザを更新するときは

就労ビザは、在留期限の3ヶ月前から更新申請を行うことができます。在留期限の満了日を過ぎてしまうと、更新することができなくなってしまうので注意しましょう。更新申請のときも必要な書類を集めたり、審査に時間がかかったりしますので、なるべく早いうちから申請の手続きを始めることをおすすめします。

素行に問題がなく転職や業務内容に変更がなければスムーズに審査を進めることができますが、転職や業務の内容に変更があれば就労ビザと業務内容が一致しているか審査が入ります。万が一、内容が一致せず不許可になってしまった場合、転職や業務内容の変更後に働いた期間が不法就労と見なされることもありますので、気をつけましょう。