贈与契約書の保存期間と保管方法

贈与契約書を作成した場合にはその贈与契約書はどのくらいの期間、どのような方法で保管しなければならないのでしょうか？

保存期間や保管方法に決まりはない

贈与契約において贈与契約書の作成は必須ではありませんし、贈与契約書を作成した場合にも贈与契約書の保存期間や保管方法に特に決まりはありません。

ただ、その贈与を税務署に申告していない場合には（非課税の範囲内である場合には）その贈与の事実を税務署が知ることはなく、その後相続が開始されたときに調査が入ったときに初めてトラブルになる可能性があります。

そのため、贈与をする場合には贈与契約書を作成して、贈与の証拠を残し、その証拠を大切に保管しておくべきです。

贈与契約書を作成して贈与をした（またはされた）場合、贈与税の対象となる場合でも非課税の範囲であっても、贈与益役所は大切に保管しておくことをお勧めします。

生前贈与の場合には相続が終わるまで保管しておくべき

一般の個人間で贈与契約を結ぶ場合として多いのが、生前贈与として非課税の範囲内で贈与をするケースです。

この場合、贈与契約書は生前に正しく贈与契約が結ばれ、非課税の範囲であったことを示す重要な証拠となります。

実際、贈与した時には問題にならず、贈与した人が亡くなってから相続税の調査の段階で税務署から指摘を受けるということも多いです。

ですから、その時に非課税の範囲で正しく生前贈与が行われたことを示すために贈与契約書を残しておくことはとても大切です。

そしてその贈与契約書が必要になるのは相続が開始されて税務署による調査が入った場合ですので、そのときに原本を提出できるよう、相続がおわるまでは大切に保管しておく必要があります。

贈与契約書の原本を保管する

贈与契約書の保管は必ず原本を保管するようにしましょう。データでの保存では改ざんを疑われる可能性もあります。

なお、税務署類の保管についてスキャナ保存が事前の承認によって認められるという記事をよく目にしますが、贈与契約書については作成義務および保管義務そのものがなく、相続税・贈与税についてはこの制度の対象にはなっていませんので承認を得ることはできません。

もしもの時のために保険としてスキャンデータを取っておくのはあり

贈与契約書については原本を大切に保管する必要があると説明してきましたが、もしも紛失した場合や、何十年もたって不鮮明になってしまったときのためにスキャンデータも保管しておくのが良いでしょう。

貸金庫等で大切に保管する。

上記のように贈与契約書の原本を保管しておくことはとても重要なことです。

ただ、贈与契約書といっても所詮は紙ですので紛失してしまったという方も多くいらっしゃいます。

ですから、貸金庫や自宅の金庫、その他大切なものを保管しておく場所で大切に保管しておくのが良いでしょう。

確定日付を得ている場合でも自分で保管する必要がある

贈与契約書を作成するには、必ずしも公証役場に行く必要はないのですが、確定日付や公正証書にしてもらうためにわざわざ公証役場に行って手続きされたという方もいると思います。

公証役場にて手続きをしてもらった贈与契約書の保管は保管方法に違いはあるのでしょうか？

贈与契約書を公証役場にて公正証書にしている場合は、その原本は公証役場にて保管されていますので安心です。公証役場で公正証書にしてもらっている場合、最低20年は原本が公証役場で保管されますので紛失の心配はありません。

ですが、公証役場には行ったけれど公正証書にしたわけではなく、確定日付をもらっただけの場合は、公証役場では保管されませんので、ご自身で原本を大切に保管しなければなりません。

贈与契約書の作成において確定日付をもらっておくことにメリットはありますが、保管という面では意味がありませんので注意が必要です。

贈与契約書の保管期間や保管方法についてみてきましたがいかがでしたでしょうか？

贈与契約書は作成義務、保管義務こそありませんが、とても大切な書類です。

原本を長い間保管しなければいけません。

貸金庫や自宅で大切に保管しておくようにしましょう。

ただ、何十年と大切に保管していたとしても不備があって証拠として使えないなんてことがあっては大変です。